Avis 20183583 Séance du 10/01/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 décembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Brignoles à sa demande de communication, en sa qualité d’élu au conseil municipal, des documents suivants : 1) la liste des permis de construire délivrés en 2016 et 2017 ; 2) la liste des arrêtes pris par le maire en 2016 et 2017 (hors police municipale) ; 3) la liste des contentieux avec la municipalité (2014 ‐2017) ; 4) la liste des entrées et des sorties du personnel ; 5) la liste des personnels mis à disposition (2014‐2017) ; 6) la liste des marchés attribués par la commune (2014‐2017) ; 7) la liste des personnels transférés à l’intercommunalité (2014‐2017) ; 8) la liste des mandats et titres de fonctionnement et d’investissement établis en 2016 et 2017 ; La commission rappelle, tout d'abord, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission considère, ensuite, que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). La commission souligne, enfin, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. A cet égard, la commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation et la mise en ligne des documents, afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission précise cependant qu'en vertu de l'article L311-2 du même code, l'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives qui ont pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. (Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès). En l'espèce, le maire de Brignoles, qui s'est borné à s'interroger sur le caractère abusif de la demande, n'a porté à la connaissance de la commission aucun élément concret sur les motivations du demandeur, sur le volume potentiel des documents demandés ou sur toute autre considération qui permettrait à la commission de se prononcer sur le caractère abusif de la demande. La commission ne peut dès lors qu'observer que les documents mentionnés aux points 1) à 9) constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et émettre un avis favorable à la communication de ces documents, sous réserve qu'ils existent ou qu'ils soient susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, selon les modalités qui viennent d'être rappelées.