Avis 20183370 Séance du 31/03/2019

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 juillet 2018, à la suite du refus opposé par le président de la SEMIDEP-Ciotat à sa demande de communication des documents suivants, concernant la convention en date du 23 décembre 1996, portant sur la gestion et l'exploitation du port maritime de commerce et de pêche de La Ciotat : 1) la totalité des avenants assortis à la convention initiale ; 2) l'ensemble des rapports annuels avec les engagements à incidences financières, y compris en matière de personnel liés à la délégation de service public et nécessaires à la continuité du service public ; 3) l'ensemble des conventions d'occupation temporaire du domaine public maritime portuaire conclues avec les sociétés implantées sur le site en particulier celles exploitant un chantier naval. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président de la SEMIDEP-Ciotat, rappelle tout d'abord qu'aux termes du premier alinéa de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs (...) quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission ». Elle en déduit que les documents produits ou reçus par les personnes de droit privé chargées d'une mission de service public ne constituent des documents administratifs que s'ils sont élaborés ou détenus dans le cadre de la mission de service public de ces établissements. Les contrats conclus entre ces personnes et d'autres personnes privées ne constituent ainsi des documents administratifs que s'ils ont un lien suffisamment direct avec la mission de service public de l'organisme. En l'espèce, la commission observe que le département des Bouches-du-Rhône a conclu le 23 décembre 1996 avec la SEMIDER-Ciotat, une convention de délégation de service public par laquelle cette société est chargée d'assurer la gestion et l'exploitation du port maritime de commerce et de pêche de la Ciotat. La commission indique ensuite qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le contrat ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des contrats publics. En conséquence, la commission estime que les avenants à la convention de service public conclue le 23 décembre 1996, visés au point 1), constituent des documents administratifs communicables à tout personne en faisant la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions protégées par le secret des affaires. Elle émet dans cette mesure un avis favorable. La commission relève ensuite que les documents et rapports annuels remis par le délégataire de service public à l'autorité délégante, énoncés au point 2), sont également des documents administratifs communicables à toute personne en faisant la demande, sous réserve de l'occultation des informations protégées par les dispositions de l'article L311-6 du code précité. Elle émet en conséquent un avis également favorable, sous réserve de l'occultation des mentions protégées par le secret des affaires. La commission constate enfin qu'en vertu des stipulations de l'article 18 de la convention de délégation, la SEMIDER-Ciotat est au titre de sa mission de service public, chargée d'accorder des autorisations d'occupation temporaire des installations portuaires. Elle en conclut que les conventions de sous-occupation temporaires visées au point 3) sont en lien directe avec la mission de service public confiée à cette société. Par suite, la commission émet un avis favorable à la communication au demandeur de ces conventions, sous la même réserve tirée du secret des affaires. Elle souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. La commission précise cependant que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.