Avis 20182236 Séance du 31/05/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 février 2018, à la suite du refus opposé par le président de la chambre de commerce et d'industrie de Rouen Seine Mer Normandie à sa demande de communication des documents suivants relatifs à l'agence de la société X, gestionnaire des parties communes de l'immeuble située X à Rouen, au sein duquel elle est copropriétaire d'un appartement : 1) les attestations d'habilitation de Monsieur X (gestionnaire), Madame X (assistante), Monsieur X (comptable) et Monsieur X (gestionnaire) ; 2) le récépissé de déclaration d'activité de la société X pour cette agence située 34 rue Jean Lecanuet à Rouen. La commission rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission ». La commission relève ensuite que les chambres de commerce et d'industrie sont des établissements publics administratifs de l’État (CE Sect. 29 novembre 1991, Crépin) qui sont, notamment, chargés, depuis le 1er juillet 2015, de délivrer les cartes professionnelles pour des activités immobilières (agent immobilier, syndic de copropriété, administrateur de biens, marchand de listes,etc.), les récépissés de déclaration préalable d'activité lors de l'ouverture d'établissements secondaires et les attestations de collaborateurs. En l'espèce, la commission estime que les documents sollicités, s'ils existent et ont été conservés par l'administration, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, tenant notamment à la préservation de la vie privée (adresse personnelle, numéro personnel de téléphone, âge etc.). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la CCI Rouen Métropole a informé la commission qu'il ne détenait aucun des documents sollicités dans la mesure où, d'une part, lors du transfert de compétences aux CCl le 1er juillet 2015, la préfecture de Seine-Maritime a transmis les dossiers aux différentes CCl auxquelles appartiennent les sièges sociaux des sociétés et qu'en l'espèce, la société X ayant son siège social au Havre, le dossier de la préfecture a été transféré à la CCl Seine Estuaire et, d'autre part, s'agissant de la succursale, située 34 rue Jean Lecanuet à Rouen, qui a cessé son activité le 30 juin 2017, cet établissement ayant eu une activité depuis le 1er mai 2006, c'est la préfecture de Seine-Maritime qui était compétente pour délivrer le récépissé de déclaration préalable d'activité, lequel devrait se trouver dans les archives transférées à la CCl Seine Estuaire. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités sous les réserves rappelées et invite le président de la CCI Rouen Métropole à transmettre la demande au président de la CCI Seine Estuaire, en application du sixième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, accompagnée du présent avis et d'en aviser Madame X.