Avis 20181755 Séance du 13/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 avril 2018, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de copie des documents suivants : 1) l'ensemble des documents de nature à justifier ses déplacements de plus de douze heures consécutives des 38 services du 20 mars 2011 au 19 février 2017 : a) les notes de service ; b) les effectifs nominatifs engagés ; c) la durée des services ; 2) l'ensemble des arrêtés de nomination et de changement de grade de l'emploi de responsable d'unité locale de police (RULP) de Madame X. Après avoir pris connaissance de la réponse du ministre de l'intérieur à la demande qui lui a été adressée, la commission estime que les notes de service mentionnées au a) du point 1) sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après l'occultation des éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique au sens du d) du 2° de l'article L311-5 du même code. Elle précise que la circonstance que le demandeur a antérieurement eu accès à ces notes de service dans le cadre de ses fonctions professionnelles n'est pas de nature à le priver du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III de ce code. L'administration lui ayant par ailleurs indiqué qu’elle considérait ce point de la demande comme présentant un caractère abusif, la commission souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que ce point de la demande présenterait un caractère abusif. Elle émet donc, sous la réserve énoncée ci-dessus, un avis favorable dans cette mesure. La commission considère que le document administratif mentionné au b) du point 1) relève du secret de la vie privée des agents concernés et n'est donc communicable en l'état à chacun d'entre eux que pour la seule mention qui le concerne, après l'occultation des mentions relatives aux tiers, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis défavorable à la communication de ce document à Monsieur X. La commission estime que le document mentionné au c) du point 1) est communicable à l'intéressé en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet par suite un avis favorable. Enfin, l'administration a informé la commission de ce qu'un seul document, à savoir un arrêté de détachement, répondait au point 2) de la demande. La commission estime que ce document administratif est communicable à toute personne qui en fait la demande, après occultation, le cas échéant, des mentions relevant du secret de la vie privée de l'agent ou portant une appréciation sur sa manière de servir, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. La commission précise que, hors le cas où un texte prévoit expressément qu’un document n’est communicable qu’aux personnes justifiant d’une qualité ou d’un intérêt particulier, tel que l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, l’administration ne saurait légalement se fonder sur les motivations réelles ou supposées du demandeur, notamment quant à la réutilisation qu’il envisage d’en faire, sur l’absence d’indication de ses motifs dans la demande ou sur l’identité du demandeur, pour refuser de procéder à la communication de documents communicables.