Avis 20181365 Séance du 15/09/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mars 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Lorient à sa demande de communication par courriel, sous format numérique de type tableur, de la liste des agents de la commune et de ses établissements publics, mentionnant l'intégralité des éléments suivants : 1) le statut, à savoir notamment s'ils sont titulaires ou contractuels ; 2) la durée hebdomadaire de service ; 3) la date d'entrée dans la fonction publique ; 4) la date d'entrée dans la collectivité ; 5) la durée du contrat ; 6) la quotité de travail inscrite au tableau des emplois ; 7) la position statutaire ; 8) le cadre d'emploi, le grade et l'échelon ; 9) la fonction ; 10) le service ; 11) le lieu de travail ; 12) le sexe ; 13) l'âge. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés à l'article L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lorient a indiqué à la commission qu'il avait transmis à Monsieur X une liste comprenant certaines informations sollicitées, au format PDF, par courrier du 23 mai 2018. La commission en prend note mais souligne, en premier lieu, que, si la vie privée des agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En second lieu, s'agissant du format du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Elle émet donc un avis favorable à la communication de la liste, au format numérique de type tableur, comprenant les informations sollicitées à l'exception de celles mentionnées aux point 2), 6) et 13) de la demande, sous réserve qu'elle existe ou qu'elle puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.