Avis 20180917 Séance du 14/06/2018

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 février 2018, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de communication, dans le cadre des opérations de tirage au sort pour la création de nouveaux offices notariaux prévues par l'arrêté du 24 janvier 2017 auquel a postulé son client dans le département de la Haute-Garonne, des documents suivants : 1) la liste des candidats ayant postulé lors des opérations de tirages au sort du 11 mai 2017, en levant l'anonymat des candidatures et du classement suite au tirage au sort ; 2) l'acte désignant les secrétaires de séances concourant aux opérations de tirages au sort par le directeur des affaires civiles et du Sceau ; 3) l'acte désignant le rapporteur chargé des missions de vérifications et de recomptages par le rapporteur général de l'autorité de la concurrence ainsi que la désignation des cinq suppléants ; 4) la désignation par l'un des directeur de l'administration centrale du ministère de la Justice, d'un magistrat judiciaire ou administratif en fonction au ministère de la Justice ainsi que la désignation des cinq suppléants ; 4) l'acte désignant par le bureau du conseil supérieur du notariat le nom de son représentant chargé d'assister à ces opérations ainsi que le nom des cinq suppléants. La commission relève que le décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d’accès aux fonctions de notaire prévoit, dans son article 51, que les demandes de nomination sur un office à créer doivent être présentées par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice. Selon l’article 53 du même décret, dans les zones où l’implantation d’offices apparaît utile et déterminée par une carte établie conjointement par les ministres de la justice et de l’économie, la nomination des demandeurs intervient au regard des recommandations dont est assortie cette carte et en suivant l’ordre d’enregistrement de leur demande. Ce même article prévoit toutefois que lorsque le nombre des demandes de création d’office enregistrées dans les vingt-quatre heures suivant la date d’ouverture du dépôt des demandes est supérieur aux recommandations, l’ordre de ces demandes est déterminé par tirage au sort. Les modalités des opérations de tirage au sort sont fixées par un arrêté du 24 janvier 2017. L’article 6 de ce texte prévoit que les demandes enregistrées par téléprocédure donnent lieu à la constitution d’un bulletin anonymisé, sous les réserves prévues aux II à IV, que la liste anonymisée des demandes doit être publiée sur le téléservice « OPM » et qu’elle doit faire apparaître les demandes ne donnant pas lieu à constitution de bulletins. L’article 7 dispose que les bulletins sont constitués à partir d’une extraction de cette liste anonymisée et qu’ils sont ensuite imprimés en vue des opérations de tirage au sort. En vertu de l’article 19, chaque tirage au sort fait l’objet d’un procès-verbal qui doit être publié sur le site internet du ministère de la justice et qui doit comporter, notamment, le classement des demandes anonymisées résultant de ce tirage au sort. Enfin, les articles 8 à 11 du même arrêté déterminent les personnes concourant ou assistant aux opérations de tirage au sort. Enfin, un arrêté du 8 août 2016 a autorisé la mise en œuvre d’un traitement de données à caractère personnel permettant la réalisation de ces procédures au moyen du téléservice précité relatif aux offices publics ou ministériels dénommé « OPM ». Cet arrêté, qui a fait l’objet d’un avis favorable de la CNIL le 21 juillet 2016, fixe à son article 3 quelles sont les catégories d’agents qui ont accès aux données et informations du traitement et à son article 4 les personnes qui peuvent être destinataires de certaines de ces données et informations. La commission rappelle, à la suite de la réponse de la garde des sceaux, ministre de la justice au point 1) de la demande, qu'en vertu de l'article 37 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les dispositions de cette loi et donc de l’arrêté du 8 août 2016 précité pris en son application, ne font pas obstacle, en principe, à l'application au bénéfice de tiers, des dispositions relatives à la liberté d'accès aux documents administratifs pour obtenir communication des documents extraits de ces fichiers. Seul l'accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers est exclusivement régi par les dispositions de cette loi. En l'espèce, la commission note que Monsieur X est au nombre des personnes ayant présenté une demande pour la nomination sur un office à créer qui a fait l'objet de la procédure de tirage au sort concernée. Elle relève toutefois que la liste dont il demande communication concerne les autres candidats par rapport auxquels il est tiers. En outre, en l'état des informations dont elle dispose, la commission comprend que le rang de classement des demandes après tirage au sort n'est pas au nombre des données enregistrées dans le traitement dénommée « OPM », de sorte que la demande ne relève pas de la procédure prévue par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 pour l'accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers et qu’elle est compétente pour ce prononcer sur la demande au regard des dispositions du livre III du code des relations entre le publique et l’administration. La commission considère, à ce titre, que la liste nominative des candidats et celle précisant le rang de classement de leur demande après tirage au sort, révèle de la part des candidats personnes physiques, un acte, volontaire, de candidature qui relève du secret de la vie privée des postulants et de la part des candidats personnes morales, un acte révélant leur stratégie commerciale, couvert par le secret en matière industrielle et commerciale. La commission émet donc un avis défavorable sur ce point de la demande. Pour ce qui concerne les documents mentionnés aux points 2) à 5), la garde des sceaux, ministre de la justice a informé la commission de ce qu’ils ont été communiqués au demandeur par courrier du 8 juin 2018. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points.