Conseil 20180716 Séance du 14/06/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 14 juin 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable à l'agent concerné, dans le cadre de l'instruction de son dossier auprès de la commission de réforme et une fois que celle-ci s'est prononcée, des témoignages appuyant le rapport hiérarchique de son employeur. Les règles de communication des pièces du dossier soumis à la commission de réforme diffèrent selon que cette commission a ou non rendu son avis. Avant l’avis de la commission de réforme, le droit d’accès à son dossier d’un agent public régi par la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 n’est pas organisé par le code des relations entre le public et l’administration, qui s'efface devant la procédure spécifique instituée à l’article 16 de l'arrêté du 4 août 2004 pris pour l’application de l’article 31 du décret n°2003-1306 du 26 décembre 2003, aux termes duquel : « La commission de réforme doit être saisie de tous témoignages, rapports et constatations propres à éclairer son avis. / Elle peut faire procéder à toutes mesures d’instructions, enquêtes et expertises qu’elle estime nécessaires. / Dix jours au moins avant la réunion de la commission, le fonctionnaire est invité à prendre connaissance, personnellement ou par l’intermédiaire de son représentant, de son dossier, dont la partie médicale peut lui être communiquée, sur sa demande, ou par l’intermédiaire d’un médecin ; il peut présenter des observations écrites et fournir des certificats médicaux ». A ce titre, l’article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration n'a pas donné compétence à la commission pour interpréter la mise en œuvre du principe du contradictoire dans le cadre de cet arrêté du 4 août 2004. Une fois rendu l’avis de la commission de réforme, la commission considère qu'elle est à nouveau compétente et que les dispositions du code des relations entre le public et l'administration trouvent à s'appliquer. Elle estime que le dossier constitué auprès de la commission de réforme est au nombre des documents composant le dossier individuel de l’agent. A ce titre, il constitue un document administratif qui est communicable à l’intéressé en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve des mentions susceptibles de porter atteinte à la protection de la vie privée, portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable ou révélant le comportement d'une tierce personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. Est notamment couverte par cette exception l'identité des auteurs de dénonciations ou de témoignages dont la divulgation à autrui, notamment à la personne visée, pourrait, compte tenu de leurs termes et du contexte dans lequel ils s'inscrivent, leur porter préjudice. A défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leurs auteurs, l'intégralité de ces propos doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée.