Avis 20180121 Séance du 28/06/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 avril 2018, à la suite du refus opposé par le Président de l'Université de Rennes 1 à sa demande de copie, de préférence par mail, des documents suivants concernant l'IUT de Saint-Malo : 1) la facture du restaurant « Le Bénétin » dont le repas a eu lieu le 6 juillet 2017 et le certificat administratif correspondant ; 2) la liste des frais de réception, de restauration, de mission et de représentation pour la période du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2017 par le biais d'une extraction comptable issue du logiciel Sifac sous forme de tableau excel ou libre office ; 3) les déclarations détaillées des heures complémentaires et heures de vacation concernant la licence professionnelle « ASUR» au titre des 2 années universitaires de septembre 2015 à septembre 2016 et de septembre 2016 à septembre 2017, incluant les cours, les travaux dirigés (TD), les travaux pratiques (TP), les tutorats de projet, de stage et de suivi d'alternant pour la formation initiale continue et la formation en contrat de professionnalisation, ainsi que, le cas échéant, les factures gérées par le service de formation continue afférentes à des enseignements de cette formation. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'université de Rennes 1 a informé la commission que les documents visés au point 1) n'existaient pas. La commission déclare en conséquence la demande sans objet sur ce point. Concernant les documents visés aux points 2) et 3) dont elle a pu prendre connaissance, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et des fiches de postes des agents publics, qui décrivent les attributions attachées à un emploi indépendamment de la personne de l'agent, et qui constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant de la rémunération des agents publics, la commission rappelle que sont communicables les composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que la protection, par l'article L311-6 du même code, de la vie privée impose que des aménagements soient apportés. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, qui constituent des documents administratifs communicables à toute personne en faisant la demande, sous réserve de leur anonymisation, dès lors qu'il n'apparaît pas que celle-ci serait de nature à faire perdre à la communication tout son intérêt. Elle précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps leur communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.