Conseil 20176036 Séance du 08/03/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 8 mars 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable, en accès libre, sur le site internet de la mairie, des copies numérisées des actes d'état-civil datant de plus de 75 ans et pouvant comporter des annotations plus récentes (date de mariage, de décès, etc). La commission rappelle, à titre liminaire, que les actes d'état civil ne constituent pas des document administratifs mais des documents d’archives publiques, au sens de l'article L211-4 du code du patrimoine. Aux termes des articles L213-1 et L213-2 du même code, les actes de décès sont immédiatement communicables au public. Le délai à l'issue duquel les actes de naissance et les actes de mariage deviennent librement communicables est, quant à lui et conformément au e) du 4° du I) de l'article L213-2 de ce code, de 75 ans à compter de la date de clôture du registre qui les contient. La commission rappelle ensuite que la diffusion par l'autorité administrative de documents administratifs ou d'archives publiques est soumise aux règles fixées par les articles L312-1 à D312-1-4 du code des relations entre le public et l'administration. L'article L312-1-2 de code précise en particulier que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. » La commission souligne à cet égard que la diffusion sur internet d'actes de l'état civil constitue, aux termes de l'article 2 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, un traitement automatisé de données à caractère personnel dont la mise en œuvre est soumise, en vertu des dispositions de cette loi, à des formalités préalables sous peine de sanctions pénales. En l'espèce, il vous revient de solliciter l'autorisation de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Cette autorisation est susceptible d'être assortie de conditions visant à garantir l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la ou des personne(s) concernée(s) par les traitements. La commission vous invite à prendre connaissance des dispositions de l'autorisation unique AU 29 délivrée par la CNIL et relative aux « traitements de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de publication par les services d'archives publiques » (délibération CNIL n°2012-113 du 12 avril 2012), qui constitue le cadre de référence d'un tel traitement. La commission attire tout particulièrement votre attention sur les délais à l'issue desquels la CNIL a autorisé dans ce cadre la diffusion sur internet des actes de de l'état civil : - en ce qui concerne les actes de naissance, la CNIL a estimé que le délai de 75 ans à compter de la clôture du registre des actes prévu par le code du patrimoine ne peut s'appliquer qu'après occultation de toutes les mentions marginales (date de mariage, de décès, etc) sur l'image numérique de l'acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu'à compter de l'expiration d'une durée de 100 ans après la clôture du registre des actes de naissance ; - les actes de mariage et de décès peuvent être publiés sur Internet respectivement 75 ans à compter de la clôture des registres d'actes de mariage et 25 ans à compter de la clôture des registres d'actes de décès sans occultation des mentions marginales. Par ailleurs, l'AU 29 insiste sur « l'obligation pour le responsable du traitement, de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des données qu'il détient et pour empêcher qu'elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés puissent en prendre connaissance. Des mesures de sécurité complémentaires sont mises en place pour éviter le téléchargement massif ou répété d'archives contenant des données à caractère personnel de personnes toujours vivantes ou dont la divulgation du contenu constituerait une atteinte à la vie privée de leurs ayants droit ». Enfin, la commission attire votre attention sur le fait que l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du règlement européen sur la protection des données personnelles, va profondément renouveler les règles existantes. La plupart des formalités préalables actuelles (déclarations, autorisations) vont disparaître, au profit d’une logique de conformité continue. C'est pourquoi la commission vous conseille de déposer une demande d'avis auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.