Avis 20175934 Séance du 31/12/2017

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 décembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Colombes à sa demande de communication des documents suivants : 1) la liste, par nature d'emploi, type de contrat et ancienneté, des agents contractuels de catégorie C recrutés en contrat à durée déterminée, positionnés sur un emploi permanent pendant au moins six ans entre le 13 mars 2004 et le 13 mars 2012 et toujours en poste le 13 mars 2012 ; 2) la liste, par nature d'emploi, type de contrat et ancienneté, des agents contractuels de catégorie C recrutés en contrat à durée déterminée, positionnés sur un emploi permanent pendant au mois trois ans entre le 13 mars 2008 et le 13 mars 2012, toujours en poste le 13 mars 2012 et âgés d'au moins 55 ans à cette date ; 3) les listes, par catégorie, filière, grade, type de contrat, durée, nature de l'emploi et ancienneté, des agents contractuels remplissant les conditions requises par la loi du 12 mars 2012 et le décret d'application du 11 mars 2016, pour la période du 13 mars 2016 au 12 mars 2018. En l'absence de réponse du maire de Colombes, la commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission souligne en outre que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Par ailleurs, la commission précise que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.