Avis 20175821 Séance du 31/12/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 novembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Ceyrat à sa demande de communication, par courrier électronique, d'une copie des documents suivants : 1) l'ensemble des comptes administratifs pour les années 2014, 2015 et 2016, relatifs au : a) budget général de la commune ; b) budget camping ; c) budget eau ; d) budget assainissement ; e) budget maison d'accueil pour personnes âgées dépendantes (Mapad) ; 2) l'intégralité du grand livre comptable de la ville à compter du 1er mars 2014 jusqu'au 12 octobre 2017 ; 3) tous les contrats d'assurances contractés par la ville (budget général, camping, eau, assainissement, Mapad) du 1er mars 2014 au 12 octobre 2017 ; 4) l'état annuel depuis le 1er mars 2014 et jusqu'au 12 octobre 2017 : a) des ventes et des cessions de terrains ; b) des ventes et des cessions de biens ; c) des achats de la ville ; 5) les délibérations correspondantes des états annuels de cessions et achats. La commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Ceyrat a informé la commission que les documents demandés n'étaient pas disponibles sous forme électronique. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Le maire de Ceyrat ayant en outre informé la commission qu'il avait, par courrier du 28 février 2018, proposé à Monsieur X de venir en mairie consulter les documents, avec la possibilité d'obtenir les photocopies des pièces de son choix, la commission ne peut que déclarer la demande sans objet. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.