Avis 20175617 Séance du 08/02/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 novembre 2017, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional d'Auvergne Rhône-Alpes à sa demande de copie et non consultation sur place comme proposé par l'administration, en sa qualité de conseillère régionale, des documents relatifs à l’audit technique patrimoine bâti des lycées d'Auvergne‐Rhône‐Alpes, comprenant le tableau récapitulant la situation des lycées, les notes attribuées et les sommes engagées ou à engager. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime que le rapport d'audit demandé revêt un caractère administratif et qu'il est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve qu’il soit achevé, c'est-à-dire remis à son commanditaire, et qu'il soit dépourvu de caractère préparatoire. Sur le premier point, la circonstance qu’un rapport reposerait sur des données provisoires ou qu'il serait susceptible de modification dans l'avenir ne saurait suffire à le regarder comme inachevé. Sur le second point, la commission précise qu’un tel rapport ne peut revêtir un caractère préparatoire au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration que lorsqu'il est destiné à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil régional d'Auvergne Rhône-Alpes a informé la commission qu'il considérait avoir satisfait à ses obligations en matière de communication en ayant permis à Madame X de consulter les documents demandés. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur la délivrance d'une copie des documents. Elle invite donc le président du conseil régional d'Auvergne Rhône-Alpes à transmettre une copie de ces documents à Madame X, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur.