Conseil 20175481 Séance du 11/01/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 11 janvier 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable de documents comptables relatifs à la régie d'avances pour les affaires générales, au regard du nombre de pièces et de l'étendue des occultations nécessaires, comprenant notamment les documents suivants : 1) les factures liées aux frais de réception mentionnant les noms des personnes présentes ; 2) les remboursements aux agents ayant procédé à des avances ; 3) les remboursements liés à des consultations médicales précisant le nom de l'agent concerné. La commission rappelle, en premier lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune ainsi que l’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes. Lorsque les documents sollicités ne sont pas annexés, ils sont soumis au droit d'accès prévu par l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous les réserves prévues par les articles L311-5 et L311-6 et, le cas échéant, dans les conditions prévues à l'article L311-7 du même code. Elle précise que, ainsi que le Conseil d’État l’a jugé, dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010 (n° 303814), que les dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont la portée n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. Ces dispositions ne peuvent pas davantage être interprétées comme prescrivant la communication d’informations sur les secours accordés par une commune à des personnes physiques (conseil n° 20121509 du 19 avril 2012) ou d’informations couvertes par le secret médical. En l'espèce, elle considère que les noms figurant sur les documents relatifs à des remboursements effectués par la commune ou sur ceux concernant la prise en charge de frais de réception qui sont des données à caractère personnel, ne relèvent pas, en eux-mêmes, d'un des secrets protégés, et notamment la vie privée, et en déduit que les documents sollicités, qu'ils aient été ou non annexés aux budgets et comptes de la commune, sont communicables. Elle précise toutefois que les informations de nature médicale (pathologie, motifs ou nature des consultations etc...) qui figureraient, le cas échéant, sur les documents concernant les remboursements des consultations médicales effectuées par les agents de la commune devraient être occultées avant leur communication. La commission souligne, en second lieu, qu’en principe, en vertu des dispositions combinées des articles L311-9 et R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et des articles 1er à 3 de l’arrêté du 1er octobre 2001, le demandeur dispose, au choix, mais dans la limite des possibilités techniques de l’administration, de quatre modalités d’accès aux documents administratifs : par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction ; par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique et par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. La commission précise que si l’administration peut exiger une participation financière du demandeur lorsque celui-ci sollicite la communication de documents par la délivrance de copies, qui reste plafonnée, la consultation sur place, l’envoi d’un ou plusieurs documents par courrier électronique et la publication des informations en ligne sont en revanche assurés gratuitement. Ainsi, le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par le traitement de la demande, et notamment le temps passé par les agents du service aux prestations de photocopie, de numérisation et de mise en ligne des documents ou à l’accompagnement ou la surveillance lors d’une consultation ne peut être répercuté sur le demandeur. Il en est de même du coût des supports matériels utilisés par l’administration pour assurer la consultation sur place de documents dont l’occultation préalable est nécessaire. La commission estime en effet que la facturation des frais de copies effectuées pour procéder à l’occultation de documents, alors que ces copies pourront être également utilisées pour répondre à d’autres demandes de communication voire à des demandes de diffusion et aux obligations de mise en ligne ferait peser le coût de celles-ci au seul primo demandeur. Elle considère en outre, qu’en l’état des moyens dont l’administration dispose, la plus grande part des documents détenus ou produits par elle, présentent une forme électronique, et que l’occultation et la consultation de tels documents ne nécessite aucune impression ou copie préalable. La commission précise, enfin, d’une part, qu’en application de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, l'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique et, d’autre part, que le volume des documents demandés lui permet de procéder à un aménagement des modalités de communication en convenant notamment avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l'espèce, il n'apparaît pas que la demande présente un caractère abusif. Il vous appartient en conséquence de répondre favorablement à la demande de communication dont vous avez été saisi après, le cas échéant, occultation des documents relatifs au remboursement des consultations feraient apparaître des informations couvertes par le secret médical.