Avis 20174764 Séance du 31/12/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Villeneuve-le-Roi à sa demande de copie de l'intégralité des documents contenus dans son dossier administratif. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Villeneuve-le-Roi a informé la commission que, dans le cadre d'une procédure disciplinaire ouverte à son encontre le 19 juin 2017 et ayant pris fin le 19 janvier 2018, Madame X avait consulté son dossier individuel le 4 août 2017 et demandé à en obtenir une copie. Le maire a également indiqué que le titre de recettes émis pour le recouvrement des frais de photocopie de son dossier et expédié le 14 août 2017 à Madame X n'avait pas été réglé. Madame X a par ailleurs informé la commission qu'elle souhaitait maintenant obtenir la délivrance de son dossier sur une clé USB fournie par ses soins. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit enfin par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sur un support numérique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Par ailleurs, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime donc que le maire de Villeneuve-le-Roi pouvait refuser de communiquer sur une clé USB un dossier, dont il a précisé qu'il n’existait qu’en version papier, et qu'il est fondé à demander à l'intéressée l'acquittement préalable des frais de reproduction, déterminés conformément aux dispositions rappelées ci-dessus, et, le cas échéant, des frais d'envoi. La commission estime dès lors, au vu des éléments ci-dessus exposés que la demande est irrecevable, le refus de communication invoqué n'étant pas établi. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.