Avis 20174237 Séance du 16/11/2017

Madame X X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 octobre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Chaville à leur demande de communication d'une copie des documents relatifs à l'instruction des deux déclarations préalables (DP) de travaux pour des projets sis X, n° X, délivrée le 15 septembre 2014 au profit de Monsieur et Madame X et n° X, délivrée le 9 octobre 2014 au profit de Monsieur et Madame X : 1) l'ensemble des pièces échangées entre les services municipaux, l'ancien syndic X et les autres copropriétaires de la copropriété du X qui ont conduit aux décisions de non-opposition ; 2) l'ensemble des documents échangés entre les services municipaux, Monsieur et Madame X et toute autre personne, dans le cadre de l'instruction de la demande de prorogation de non-opposition à la DP n° X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Chaville a informé la commission que seuls avaient été conservés la déclaration préalable X et sa notification de non-opposition ainsi que la demande de déclaration préalable de sa notification de non-opposition et que les échanges parallèles n'avaient pas été conservés. La commission ne peut donc que déclarer sans objet la demande s'agissant des documents détruits. S'agissant des documents restants, la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les déclarations de travaux, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, en particulier le secret de la vie privée, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que le demandeur ait renoncé à son projet. En outre, lorsque le maire a statué par une décision expresse au nom de la commune, l'ensemble des documents obligatoirement joints au dossier est communicable à toute personne qui le demande en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission émet donc sous ces réserves un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Chaville a informé la commission qu'il avait invité les demandeurs à consulter et à faire copie de ces documents dans ses locaux. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par les demandeurs. Elle invite donc le maire de Chaville à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance des demandeurs.