Avis 20173969 Séance du 31/12/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 août 2017, à la suite du refus opposé par la préfète de la région Bourgogne à sa demande de communication des documents relatifs aux archives de la commune de Labruyère, à savoir : 1) la photo preuve de l'état des archives mentionnée dans le courrier du directeur des archives (page 2) ; 2) l'inventaire des archives disparues sous la mandature municipale précédente ; 3) l'inventaire des archives confiées à l' « administré soucieux de la sauvegarde du patrimoine », au moment où elles lui ont été confiées et au moment où il les a restituées ; 4) le procès-verbal de récolement des archives signé à l'arrivée de Madame X, maire de la commune depuis 2014, avec le détail des conditions de conservation des archives à son arrivée, leur état matériel ainsi que les lacunes constatées éventuellement ; 5) la convention de prêt des archives municipales au particulier mentionné dans la lettre du directeur des archives, signée par les services des archives départementales ; 6) la copie de l'appel d'offres obligatoire du marché de stockage des archives, notamment l'intégralité de la procédure légale, y compris celle d'affectation du marché à ce particulier ; 7) le courrier reçu par les archives de Dijon qui met en cause son attitude ainsi que des propos qu'il aurait tenus lors de sa visite du matin du 25 octobre 2016 mentionnés dans le courrier du directeur des archives. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la préfète de la région Bourgogne a informé la commission qu'elle avait communiqué au demandeur certains des documents sollicités, les autres n'existant pas ou n'étant pas en sa possession. La commission constate qu'une copie des documents mentionnés aux points 1 et 5 a été transmise au demandeur par courrier du 16 octobre 2017, que ceux mentionnés aux points 2, 3, 6 et 7 n'existaient pas et qu'enfin celui énoncé au point 4 n'est pas en possession de la préfecture. Elle prend note que cette dernière, en compensation du document inexistant mentionné au point 2, a par ailleurs communiqué au demandeur deux rapports d'inspection des archives de la commune de Labruyère, émanant du directeur des Archives départementales de la Côte-d'Or et qui livrent un état des archives communales en 2014. Elle relève également qu'une lettre adressée à l'ancien maire de Labruyère par les archives départementales en date du 3 février 2015, également transmise au demandeur, apporte des informations supplémentaires sur la conservation temporaire des archives dans le local prêté par un administré de cette commune. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.