Avis 20173202 Séance du 21/09/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juillet 2017, à la suite du refus opposé par le directeur du Groupe hospitalier Est Réunion à sa demande de communication des registres de temps travaillés les concernant aux gynécologues obstétriciens, de l'année 2013 au premier quadrimestre de l'année 2017. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du Groupe hospitalier Est Réunion a informé la commission que, d'une part, il estimait ne pouvoir donner suite à la demande dans la mesure où ces documents couverts par le secret de la vie privée n'étaient pas communicables à un tiers, a fortiori en l'absence de mandat des collègues concernés et que, d'autre part et en tout état de cause, ni la direction des affaires médicales ni l'administration de l'hôpital ne détenaient un tel registre, le demandeur n'ayant pas organisé, en tant que chef de pôle, la transmission des informations nécessaires à sa constitution. La commission rappelle toutefois que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration s'applique à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Elle rappelle également que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, horaires de travail, heures supplémentaires…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime par suite que les registres sollicités, qui font apparaître les horaires de travail ou temps travaillé par des tiers, sont communicables au demandeur à condition que ce dernier dispose d'un mandat à cette fin et sous réserve que ces documents puissent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc un avis favorable à la demande, sous cette double réserve.