Avis 20172990 Séance du 21/09/2017

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juin 2017, à la suite du refus opposé par le préfet de Seine-et-Marne à sa demande de communication, par voie électronique, de l'entier dossier relatif à la situation de son client. En l'absence de réponse du préfet de Seine-et-Marne à la date de sa séance, la commission rappelle que le dossier d'un étranger détenu par un service préfectoral est, en principe, communicable à l'intéressé ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent, et après occultation ou disjonction, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l'administration, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers ou feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, en application du d) du 2° de l'article L311-5 du même code. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable.