Avis 20172214 Séance du 21/07/2017

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 mai 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Montrouge à sa demande de copie, de préférence par voie électronique, des documents suivants : 1) le dossier administratif de son client relevant du grade d'adjoint technique territorial ; 2) le tableau des effectifs des agents de la commune, en particulier des agents occupant des emplois correspondant au grade d'adjoint technique territorial ; 3) la fiche du poste que son client a occupé au sein de la commune ; 4) la décision affectant son client à l’établissement public territorial Vallée Sud - Grand Paris ; 5) l’avis de la commission administrative paritaire (CAP) précédant cette décision d'affectation ; 6) les délibérations du conseil municipal suivantes : a) celle fixant les conditions d’attribution des heures supplémentaires ; b) celle fixant les conditions d’attribution de l’indemnité d’administration et de technicité ; c) celle fixant les conditions d’attribution de la prime de vacances ; d) celle fixant les conditions d’attribution de la prime de présentéisme ; 7) la fiche de poste d’agent affecté au train de lavage les dimanches et les jours fériés ; 8) le tableau listant les agents affectés au train de lavage les dimanches et jours fériés ; 9) le tableau de roulement des adjoints techniques territoriaux ou des agents de maîtrise accomplissant un service en heures supplémentaires. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montrouge a informé la commission, de ce que, en premier lieu, Monsieur X étant employé par l'établissement public territorial Vallée Sud-Grand Paris, la commune n'est pas en possession des documents visés aux points 1) et 3) ; en deuxième lieu, que la demande concernant le point 2) est imprécise, s'agissant notamment de la date ou de la période souhaitée ; en troisième lieu, que les documents visés aux points 4), 5), 8) et 9) n'existent pas ; en quatrième lieu, que les documents visés aux points 6) a), b), c), d) seront communiqués au demandeur ; en dernier lieu, que la communication du document visé au points 7) qui comporte des informations relatives aux horaires de travail des agents, porterait atteinte à la vie privée de ces derniers. La commission prend note de la réponse du maire de Montrouge et ne peut que déclarer sans objet la demande d'avis sur les points 4), 5), 8) et 9). S'agissant des points 1) et 3), la commission estime que ces documents sont communicables et qu’il appartient au maire de Montrouge, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce l'établissement public territorial Vallée Sud-Grand Paris, et d’en aviser le demandeur. Elle invite également le maire de Montrouge, s'agissant des points 6) a), b), c) et d), à procéder prochainement à la communication de ces documents au demandeur. S'agissant du point 2), la commission estime que la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la date de ces documents ou la période souhaitée à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande. S'agissant du point 7), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, horaires de travail, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc, sous réserve de l'occultation de telles mentions, un avis favorable.