Conseil 20172189 Séance du 22/06/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 22 juin 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable au maire de la commune de Smarves de l'ensemble des pièces du dossier (documents administratifs et médicaux, correspondances, témoignages) ayant amené la commission de réforme à reconnaître l'imputabilité au service du suicide de Monsieur X, agent de la commune. La commission relève que votre demande de conseil porte sur le caractère communicable du dossier établi dans le cadre de l’avis sur le caractère imputable au service du suicide d’un agent rendu par la commission de réforme dont vous assurez le secrétariat. La collectivité qui emploie cet agent souhaite obtenir communication de ce dossier. La commission vous rappelle qu’aux termes de l’article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique : « Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration (…) les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 dudit code sont tenues de communiquer, (…) les documents administratifs qu'elles détiennent aux autres administrations mentionnées au même premier alinéa de l'article L300-2 qui en font la demande pour l'accomplissement de leurs missions de service public ». En l’espèce, la commission estime que les documents sollicités, une fois l’avis de la commission de réforme rendu, sont des documents administratifs et relève que la commune, à qui le pouvoir de décision appartient, entend obtenir communication de ces documents afin de se prononcer suite à cet avis. La demande est donc bien motivée par l'accomplissement des missions de service public confiées à la commune. Par conséquent, il convient d’examiner leur caractère communicable au regard des dispositions combinées de l’article 1er de la loi pour une République numérique, du livre III du code des relations entre le public et l’administration et du code de la santé. A cet égard, la commission vous rappelle que les dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration prévoient que : « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : 1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical (…) ; 2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; 3° Faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.». La commission estime que ces dispositions sont de nature à faire obstacle à la communication à des tiers, et donc à la collectivité concernée, des documents médicaux et des documents qui recèlent des informations couvertes par l'un des secrets précités comme par exemple les témoignages. La commission précise toutefois que les documents de nature administrative qui comporteraient des mentions couvertes par le secret de la vie privée de l’agent concerné mais dont la collectivité qui l'emploie dispose déjà nécessairement, peuvent être communiqués à la commune sans que leur occultation ne soit nécessaire. Enfin, la commission précise que les dispositions précitées s’appliquent sans préjudice des dispositions spécifiques de l’article 31 du décret n°2003-1306 du 26 décembre 2003 relatif au régime de retraite des fonctionnaires affiliés à la Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales, sur l'interprétation desquelles elle n’est pas compétente pour se prononcer.