Avis 20171668 Séance du 22/06/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 avril 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Bouchain à sa demande de communication des documents suivants manquant à son dossier personnel : 1) ses feuilles de congés pour les années 2012 à 2015 ; 2) la preuve de demande du maire actuel à l'ancien maire et au centre de gestion de la fonction publique des informations nécessaires à l'établissement de la fiche de notation pour l'année 2014 ; 3) sa fiche de notation pour l'année 2014 ; 4) sa fiche d'évaluation de l'année 2015. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Bouchain a informé la commission d'une part, de ce que, le 28 janvier 2017, il a remis à Monsieur X les « feuilles de congés » des années 2013, 2014 et 2015, ainsi que le document mentionné au point 2) et, d'autre part, de ce qu'en dépit des recherches effectuées, la feuille de congés de l'année 2012 n'a pu être retrouvée. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur les points 1) et 2). Le maire de Bouchain a également informé la commission de ce que la fiche de notation de Monsieur X au titre de l'année 2014 n'existe pas dans la mesure où l'ancien maire ne lui a pas transmis les informations nécessaires lui permettant d'établir des appréciations et que l'intéressé a, pour sa part, refusé de se rendre à l'entretien professionnel. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur le point 3). S'agissant du document mentionné au point 4), la commission rappelle qu'aux termes des premier et deuxième alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant ; - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. Le maire de Bouchain a informé la commission de ce que la fiche d'évaluation de Monsieur X au titre de l'année 2015 n'est pas « finalisée » dès lors que, s'il existe bien un document comportant des appréciations de la valeur professionnelle de l'intéressé, ce dernier a toutefois refusé de se rendre à l'entretien professionnel prévu à l'article 76 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984, et dont les modalités sont définies par les dispositions du décret n°2014-1526 du 16 décembre 2014, lequel entretien constitue une procédure préalable sur laquelle est fondée l'appréciation de la valeur professionnelle de l'agent. En outre, le maire a indiqué que le document, dans sa version actuelle, ne comporte ni les signatures de l'agent et de l'évaluateur, ni le visa du maire, ni les éventuelles modifications des appréciations portées à la suite de l'entretien professionnel. Dans ces conditions, la commission estime que la fiche d'évaluation sollicitée constitue un document inachevé et émet donc un avis défavorable à sa communication.