Avis 20171403 Séance du 31/12/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 mars 2017, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier universitaire de la Réunion à sa demande de communication des documents suivants concernant l'examen de sa candidature pour le poste d'adjoint des cadres hospitaliers à la commission administrative paritaire locale (CAPL) n° 6 du 15 décembre 2016 : 1) l'extrait du procès-verbal ainsi que les débats s'y rattachant ; 2) l’enregistrement de ces débats s'il y a eu lieu. En réponse à la demande qui lu a été adressée, le directeur du centre hospitalier universitaire de la Réunion a informé la commission que l'extrait mentionné au point 1) a été communiqué à Madame X le 16 mai 2017. La commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ce point. S'agissant du point 2), en l'absence de précision fournie par l'administration sur ce point, la commission rappelle que que les enregistrements sonores des débats des commissions administratives paritaires constituent des documents administratifs en application de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration qui prévoit que les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions détenus ou produits par l'administration revêtent un tel caractère quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu. La commission précise en outre que de tels enregistrements ne sont, en application du deuxième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, communicables qu'à compter de l'approbation définitive du procès-verbal de la commission administrative paritaire, cette approbation leur faisant perdre leur caractère préparatoire. La commission rappelle enfin qu'en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les enregistrements sonores des commissions administratives, de même que les procès-verbaux ne sont communicables qu'aux personnes intéressées, c'est-à-dire aux personnes sur la situation desquelles la commission s'est prononcée, et pour les seules informations qui les concernent. Elle émet dès lors un avis favorable à la communication à Madame X du seul extrait de l'enregistrement portant sur l'examen de son dossier. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.