Avis 20171334 Séance du 06/07/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 janvier 2017, à la suite du refus opposé par maire de Quimper à sa demande de communication par courriel et sans frais des documents suivants : 1) concernant les fonctions de direction générale des services de la commune et de la communauté d'agglomération de Quimper, ouvertes au recrutement depuis le printemps 2014 : a) les arrêtés relatifs à la nomination et leur date de publication ; b) les avis de vacance de poste ; c) les arrêtés attribuant les primes de fonctions et de résultats (PFR) et leur date de publication ; d) tous documents décisionnels ; e) les avis en interne à la fonction publique, la publicité légale organisée sur cette vacance de poste ; 2) concernant l'exercice des fonctions de direction générale des services de la commune et de la communauté d'agglomération de Quimper, entre janvier 2013 et juillet 2014 : a) l'arrêté de nomination ; b) les arrêtés attribuant les primes de fonctions et de résultats (PFR) ; c) tous documents décisionnels ; 3) les contrats de travail avec leurs annexes, leurs avenants et la fiche de poste détaillant les missions de directeur général des services de la mairie et de la communauté d'agglomération de Quimper, entre janvier 2013 et juillet 2014 et depuis le printemps 2014 ; 4) les bulletins de salaire, les indemnités de toute nature et les défraiements liés à l'exercice de cette fonction de directeur général des services, de janvier 2013 à octobre 2016 ; 5) les mandats administratifs émis par l'ordonnateur, les pièces justificatives du versement des primes, des indemnités, les éléments de traitement et les remboursements de frais perçus pour les fonctions de la direction générale des services, en vue de leur liquidation ; 6) les contrats de travail et leurs annexes, les bulletins de salaire des agents de l'encadrement supérieur au sein des directions générales adjointes, depuis le mois de janvier 2013 ; 7) les contrats de travail, les bulletins de salaire, le tableau intégral, la date d'embauche et les attributions des agents contractuels du cabinet du maire et président d'agglomération, depuis le mois de janvier 2013 ; 8) les fiches de salaire, les indemnités de toute nature, les défraiements de mission, les pièces justificatives de l'engagement desdites dépenses, pour le maire et ses adjoints et pour le président et les vice-présidents de la communauté d'agglomération de Quimper de janvier 2013 à octobre 2016, les mandats administratifs émis par l'ordonnateur pour chaque mouvement comptable observé dans ce cadre et les avantages particuliers non financiers de chaque catégorie d'élus, identifiés par nature ; 9) les statuts et leurs annexes, les délibérations et les procès-verbaux relatifs à la détention du capital et / ou la composition des membres titulaires et suppléants du conseil syndical et du conseil d'administration, des entités suivantes : a) les syndicats mixtes X, X, X ; b) la société d'économie mixte locale X ; c) l'office public de l'habitat de X ; d) la régie personnalisée de l'exploitation cinématographique X ; 10) le montant des jetons de présence, des émoluments, des indemnités alloués individuellement au président, aux vice-présidents, et à tout administrateur ayant reçu des compensations financières de défraiement tirées sur des deniers publics à raison de l'exercice de son mandat, notamment ceux chargés de missions spéciales, des membres des conseils syndicaux et des conseils d'administration des entités indiqués au point 9), pour chaque année depuis l'année 2013, les mandats administratifs émis par l'ordonnateur pour chaque mouvement comptable observé dans ce cadre, et les avantages particuliers non financiers de chaque catégorie d'administrateur, identifiés par nature. La commission considère, en premier lieu, que les documents sollicités constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès prévu par l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous les réserves prévues par les articles L311-5 et L311-6 et, le cas échéant, dans les conditions prévues à l'article L311-7 du même code. En application de ces dispositions doivent notamment être disjoints ou occultés les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique ou morale un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, sauf à ce que ces disjonctions ou occultations privent d'intérêt la communication de ce document. La commission précise, en deuxième lieu, que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, s'agissant des éléments de rémunération, la commission est défavorable à la communication des informations liées, soit à la situation familiale et personnelle (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en va de même, pour le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. En dernier lieu, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise à cet égard que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. La commission, qui prend note de la réponse de l'administration, émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, s'ils existent, sous les réserves et selon les modalités qui viennent d'être exposés, sauf pour ceux qui auraient déjà fait l'objet d'une diffusion publique.