Conseil 20170633 Séance du 06/04/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 6 avril 2017 votre demande de conseil relative, d'une part, à la conciliation devant être opérée entre le caractère communicable des registres des arrêtés du maire avec les occultations devant être faites sur les arrêtés relatifs aux agents, qui comportent des mentions sur leur manière de servir, sachant que ces registres ont aujourd'hui l'obligation d'être reliés et, d'autre part, au caractère abusif des demandes de consultation du registre des délibérations et des arrêtés présentées par un administré. La commission rappelle que l’article L2122-29 du code général des collectivités territoriales prévoit que les arrêtés du maire ainsi que les actes de publication et de notification sont inscrits par ordre de date dans un registre selon des modalités définies par le pouvoir réglementaire. L'article R2121-9 du code général des collectivités territoriales dispose que les délibérations du conseil municipal sont inscrites sur un registre coté et paraphé par le maire. Cet article précise notamment que ce registre comporte des feuillets sur lesquels sont transcrites les délibérations et qui sont numérotés. Les feuillets mobiles numérotés et paraphés sont reliés au plus tard en fin d'année, dans des conditions assurant la lisibilité des délibérations. Dans les communes de moins de 1 000 habitants, il peut toutefois être procédé à la reliure des délibérations tous les cinq ans. Le registre ainsi constitué comprend une table par date et une table par objet des délibérations intervenues. L'article R2121-10 du code général des collectivités territoriales dispose que, dans les communes de 3 500 habitants et plus, le dispositif des délibérations du conseil municipal visé au second alinéa de l'article L. 2121-24 et les arrêtés du maire, à caractère réglementaire, visés au deuxième alinéa de l'article L.2122-29, sont publiés dans un recueil des actes administratifs ayant une périodicité au moins trimestrielle. Ce recueil est mis à la disposition du public à la mairie. L'article R2122-7-1 du même code dispose que les décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation sont inscrites dans le registre des délibérations par ordre de date, dans les conditions prévues à l'article R2121-9. La commission relève, par ailleurs, que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci, à l'exclusion de toute information liée, soit à la situation familiale et personnelle, soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent par sa hiérarchie. Les modalités de communication du registre des arrêtés du maire résultent de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales qui prévoit que « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux et chacun peut les publier sous sa responsabilité. La communication des documents mentionnés au premier alinéa, qui peut être obtenue aussi bien du maire que des services déconcentrés de l'État, intervient dans les conditions prévues par l'article L.311-9 du code des relations entre le public et l'administration. » Le registre des arrêtés du maire est donc consultable sur place en application de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission vous précise que si les restrictions propres au droit d’accès aux documents administratifs ne sont pas applicables à ces documents, le législateur s’étant limité par son renvoi aux modalités de la communications de l’article L311-9, le Conseil d’État a jugé dans une décision commune de Sète du 10 mars 2010, que les dispositions de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales dont la portée n’est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d’information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d’ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. La commission en déduit que, lors d’une consultation du registre des arrêtés du maire, un administré ne saurait accéder aux informations portant des appréciations d’ordre individuel sur les fonctionnaires. Devraient ainsi être occultées, préalablement les éléments de prime liés à la manière de servir des agents, les informations à caractère médical ou des appréciations présentant une personne sous un jour particulièrement défavorable, comme la motivation d’une sanction disciplinaire. Une analyse identique doit être tenue pour le registre des délibérations ainsi qu'en cas de demande de délivrance d'une copie. La commission précise à cet égard que les arrêtés individuels des agents communaux sont, en règle générale, librement communicables. Il en va ainsi des actes de nominations, d’avancement de grade ou d’échelon. Seules ne sont pas communicables les mentions des arrêtés qui porteraient une appréciation sur les fonctionnaires communaux identifiés ou identifiables ou qui comporteraient des informations intéressant leur situation de famille ou à caractère médical. Aussi la commission vous invite-t-elle à encadrer la consultation des documents dont vous êtes saisi, par exemple en fixant des rendez-vous de consultation et pour des périodes prédéterminées permettant aux services de la mairie de préparer les éventuelles occultations nécessaires, ce qui devrait également vous permettre de définir des modalités de consultation compatibles avec le bon fonctionnement des services municipaux. Elle vous précise ensuite que les modalités de communication prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration auquel renvoie l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales ne prévoient pas la prise de photographie de la part du demandeur et que vous pouvez en conséquence vous y opposer si la mairie dispose des moyens de reprographier les documents dont le demandeur souhaite, après consultation, obtenir une copie. S'agissant de votre interrogation relative au caractère abusif des demandes de consultation du registre des délibérations et des arrêtés présentées par un administré, la commission estime qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. Il n'apparaît pas en l'espèce à la commission que les demandes dont vous êtes saisi présenteraient un caractère abusif.