Avis 20170457 Séance du 23/03/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 janvier 2017, à la suite du refus opposé par le maire d'Ajaccio à sa demande de communication des documents suivants : 1) concernant Monsieur X : a) la décision, contrat ou arrêté portant nomination et/ou recrutement ; b) la délibération du conseil municipal fondant l'emploi actuellement occupé ; c) la déclaration de vacance ou de création de poste sur l'emploi actuellement occupé ; d) la fiche de poste ; e) la décision ou tout document administratif avec détail des fonctions, lui donnant autorité sur la police municipale ; f) les bulletins de salaire de mai 2016 à octobre 2016 ; 2) concernant Monsieur X : a) la décision ou arrêté portant nomination en qualité de cadre A ; b) la délibération du conseil municipal fondant l'emploi actuellement occupé ; c) la déclaration de vacance ou de création de poste sur l'emploi actuellement occupé ; d) la fiche de poste ; e) l'inscription sur liste d'aptitude cadre A ; f) l'attestation de réussite au concours cadre A ou examen professionnel ; g) les deux dernières attestations de formation continue obligatoire (FCO) ; h) l'attestation de formation initiale obligatoire cadre A (FIA) ; i) les bulletins de salaire de mai 2016 à octobre 2016 ; 3) concernant la police municipale : a) l'organigramme ; b) le procès-verbal du comité technique (CT) relatif à son organisation ; c) les cycles de travail approuvés par le conseil municipal après avis du CT ; d) les budgets 2014 à 2016 ; e) le tableau des effectifs ; f) le règlement intérieur ; g) tout acte ou arrêté, en application de l'arrêté ministériel du 14 avril 2009, désignant et habilitant spécialement les fonctionnaires de la police municipale à avoir un accès direct aux données recueillies dans le cadre des systèmes prévus à l'article 6 de l'arrêté précité ; h) la facture d'achat du logiciel de main courante informatisée actuellement utilisé ; i) la mise en concurrence préalable à l'achat de ce logiciel ; j) la déclaration préalable faite à la CNIL concernant l'autorisation d'exploiter ces systèmes utilisés ; k) l'autorisation délivrée par la CNIL relative à l'autorisation d'exploiter ces mêmes systèmes ; l) le registre des cartes professionnelles de la police municipale, au sens de l'article 4 du décret n° 2006-1409 du 20 novembre 2006 ; m) le registre de sécurité prévu à l'article 5-3 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985. 1° Concernant les documents demandés sous le point 1: La commission estime que les documents demandés sous les points a), c), d) et e) sont communicables au demandeur sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration sous réserve, s'agissant de l'arrêté de nomination ou du contrat, de l'occultation des mentions relatives à la vie privée de l'agent concerné. Le document demandé sous le b) est également communicable en vertu de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. S'agissant des bulletins de salaire demandés sous le f), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que les bulletins de salaire sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l’administration, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Sous les réserves ainsi formulées, la commission émet un avis favorable sur le point 1 de la demande. 2° Concernant les documents demandés sous le point 2: S'agissant des documents demandés sous les points a), b), c), d) et i), la commission émet, en vertu des principes et dispositions qui viennent d'être rappelés, un avis favorable sous les réserves figurant aux paragraphes précédents. S'agissant de l'inscription sur liste d'aptitude « cadre A », la commission rappelle que les tableaux d'avancement et listes d'aptitude, qu'ils concernent des promotions de grade ou d'échelons, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, même lorsque apparaît l'ordre dans lequel les agents doivent être promus. En l'absence de réponse de l'administration, la commission émet un avis favorable concernant le point e). La commission relève que l'inscription sur la liste d'aptitude vaut attestation de réussite au concours ou à l'examen professionnel et ne peut donc que déclarer que la demande formulée sous le point f) est, par l'effet du présent du présent avis, sans objet. En ce qui concerne les documents mentionnés au point g) de la demande, la commission rappelle que les membres du cadre d'emplois des chefs de service de police municipale sont tenus de suivre une formation de dix jours minimum par période de trois ans en application des articles L511-6 et R511-35 et suivants du code de la sécurité intérieure. Cette formation a pour objet de maintenir ou parfaire leur qualification professionnelle et leur adaptation aux fonctions qu'ils sont amenés à exercer. Elle porte notamment sur la mise à jour des connaissances dans les différents domaines traités au cours de leur formation initiale d'application. Cette formation continue obligatoire est organisée et assurée par le Centre national de la fonction publique territoriale qui établit à chaque session de formation, en vertu de l'article R511-40 du même code, une attestation portant sur l'assiduité de l'agent lors de cette formation ainsi que sur le nombre de jours de formation effectués et qui la transmet à l'autorité territoriale investie du pouvoir de nomination et au préfet. Dès lors, les attestations de formation continue obligatoire ne sont, conformément à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, communicables qu'à l'intéressé, dans la mesure où leur communication pourrait faire apparaître, de la part de l'intéressé, un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice. Il en va de même, pour les mêmes raisons, des attestations de réussite à la formation initiale dont bénéficient les agents de police municipale en vertu des dispositions de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et de la loi n° 84-594 du 12 juillet 1984 relative à la formation des agents de la fonction publique territoriale, et qui sont demandées sous le point h). La commission émet donc un avis défavorable sur ces deux points de la demande. 3° Concernant les documents demandés sous le point 3): La commission estime que les documents demandés sous les points a), d), e), f), g) et h) sont communicables à toute personne qui en ferait la demande sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Les documents demandés sous les points b) et c) sont également communicables, mais sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par le secret de la vie privée des agents, des mentions par lesquelles il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur un agent ou des mentions dont la divulgation révèlerait le comportement d'un agent dont la divulgation pourrait lui porter préjudice. S'agissant des documents demandés sous les points j), k) et l), la commission estime que ces derniers sont communicables à toute personne qui en fait la demande, ainsi qu'elle l'a déjà indiqué dans son avis n° 20134578. Le document demandé sous le point m) est également communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve toutefois de l’occultation des mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable. Sous l'ensemble des réserves ainsi mentionnées, la commission émet donc un avis favorable sur ces points de la demande. Enfin, s'agissant de la « mise en concurrence préalable du logiciel de main courante », la commission estime que la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande.