Avis 20165953 Séance du 19/01/2017

Monsieur X, pour le syndicat X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 novembre 2016 à la suite du refus opposé par le maire de la commune de Jullouville à sa demande de communication 1) de la liste du personnel de la communauté de commune mentionnant le nom, prénom, grade, service, date d’embauche et statut des agents ; 2) des délibérations fixant le tableau des effectifs du personnel et adoptant les différents régimes indemnitaires et la prime de fin d'année ; 3) les arrêtés nominatifs concernant le régime indemnitaire. La commission souligne, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés à l'article L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission indique, en premier lieu, qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, services et dates d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public. En outre, la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, du statut et du grade des agents. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet en conséquence sur le point 1) un avis favorable, sous ces réserves, et à la condition que les listes demandées puissent être établies au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. La commission rappelle, en deuxième lieu, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime, par conséquent, que les délibérations mentionnées aux points 2) sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. La commission précise, en dernier lieu, que le Conseil d'État a jugé, dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010 (n° 303814), que les dispositions de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont la portée n'est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d'information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d'ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. Elle considère donc que les arrêtés portant attribution de primes ne sont communicables que dans la mesure où ces documents ne portent pas sur des éléments de rémunération liés à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause et à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir. Elle émet dès lors, sous cette réserve, un avis favorable au point 3) de la demande. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Jullouville a informé la commission qu'afin de garantir le bon fonctionnement de ses services et au regard de ses moyens humains, les documents pouvaient être consultés dans ses locaux en présence d'un agent. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par monsieur X. La commission rappelle cependant que l’administration est fondée, lorsque le volume des documents le justifie, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Au regard du volume des documents demandés, la commission invite donc monsieur le maire de Jullouville à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de monsieur X.