Avis 20165706 Séance du 26/01/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 décembre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Dijon à sa demande de copie et envoi postal ou par courrier électronique, d'informations contenues dans la table décennale des actes d'état civil, et consistant en la liste des personnes de sexe masculin nées dans la commune le 17 septembre 1986. La commission rappelle qu’en application du décret n° 51-284 du 3 mars 1951 relatif aux tables annuelles et décennales de l'état civil, il est établi, tous les ans, dans chaque commune, une table alphabétique des actes de l'état civil pour les naissances, pour les mariages et les divorces, ainsi que pour les décès. La table des naissances doit mentionner non seulement les actes dressés pour constater les naissances dans la commune, mais également les naissances, dans une autre commune, des enfants dont les parents ont leur domicile dans la commune. A l’aide de ces tables annuelles, l’officier de l’état civil dresse ensuite, dans les six premiers mois de la onzième année, des tables alphabétiques décennales qui recensent les mêmes actes par ordre alphabétique sur toute la période. Ces différentes tables comportent uniquement le nom des personnes concernées, c'est à dire, pour les naissances, celui de la personne née, et la date de l’acte. La commission considère (conseil n° 20103032 du 21 décembre 2010), au vu de ces éléments, notamment du contenu de ces documents, que, contrairement aux actes d’état civil (CE, 9 février 1983, X n° 35292), les tables d’état civil constituent des documents administratifs au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration et que ces tables sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande, conformément aux dispositions des articles L213-1 et L213-2 du code du patrimoine. La commission rappelle ensuite que la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives a ramené le délai à l’expiration duquel les registres de l’état civil deviennent librement communicables de cent à soixante-quinze ans à compter de leur clôture. En outre, il résulte du e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine que seuls les registres de naissance et de mariage de l’état civil sont désormais soumis à ce délai de soixante-quinze ans. La commission en déduit qu’il résulte de la lettre de la loi, éclairée par les travaux préparatoires qui en ont précédé l’adoption et plus précisément par son exposé des motifs, que le législateur a entendu instaurer la libre communicabilité dès leur établissement non seulement des registres de décès, mais également des tables annuelles et décennales des naissances, des mariages et des décès. La commission considère par conséquent que ces tables sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission relève par ailleurs que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. La commission constate toutefois, en l’espèce, que la demande consiste en l'établissement, à partir des tables de l'état-civil, de la liste des personnes de sexe masculin nées dans la commune le 17 septembre 1986, ce qui revient à demander à l'administration d'extraire des informations contenues dans les tables annuelles ou décennales de l'état-civil pour élaborer un nouveau document. Elle rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.