Avis 20165299 Séance du 26/01/2017

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er décembre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Plessis-Pâté à sa demande de copie des documents relatifs à une autorisation de travaux concernant un établissement recevant du public délivré à la communauté d'agglomération Cœur Essonne Agglomération en date du 3 juin 2016 : 1) le formulaire Cerfa de demande d'autorisation déposé par la communauté d'agglomération Cœur Essonne Agglomération ; 2) le dossier déposé par le demandeur ; 3) les demandes de pièces complémentaires et les compléments d'instruction sollicités par les services instructeurs ; 4) le ou les rapports et/ou les avis émis par la ou les commissions de sécurité au cours de l'instruction de cette demande ; 5) l'autorisation délivrée le 3 juin 2016 portant le cachet de la préfecture. La commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. S'agissant des modalités de communication, la commission considère que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Compte tenu des effectifs limités de la commune et du volume des documents demandés, le maire de Plessis-Pâté a indiqué à la commission avoir invité Maître X à venir les consulter sur place, et avoir l'intention de demander la réalisation de devis en vue de leur reprographie. La commission ne peut, dans ces conditions, que déclarer sans objet la demande. La commission souligne par ailleurs qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, de la qualité d'avocat du demandeur et des éléments portés à sa connaissance, que les demandes, certes nombreuses, qu'il adresse à la commune présenterait un caractère abusif.