Conseil 20164890 Séance du 01/12/2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 1er décembre 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable de l'ensemble des documents relatifs à l'inscription sur les listes électorales en vue de l'élection des membres du conseil d'université de Nîmes et notamment les formulaires indiquant les nom, date et lieu de naissance, nationalité, numéro INSEE et les coordonnées personnelles des demandeurs, les pièces d'identité ou les cartes professionnelles ainsi que les contrats de travail. La commission relève que, selon les termes du décret du 30 avril 2012, « l'université de Nîmes est administrée par un conseil d'université », composée de 25 membres dont 12 sont élus : trois représentants des professeurs d'université ou personnels assimilés, trois représentants des autres personnels d'enseignement et de recherche, trois représentants des personnels ingénieurs, administratifs, techniques, ouvriers et de service et trois représentants des usagers. La commission estime, dès lors, que les documents relatifs à l'inscription sur les listes en vue de l'élection au conseil d'université sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois de l’occultation des mentions et de la disjonction des pièces relevant du secret de la vie privée protégé par l'article L311-6 du même code. Par suite, les formulaires de demande d'inscription sur les listes électorales sont communicables aux tiers, après occultation, le cas échéant, des seules mentions relatives à la date et au lieu de naissance, à la nationalité, au numéro INSEE et aux coordonnées personnelles. La commission estime que les pièces justificatives qui déterminent les différents collèges électorales (cartes d'étudiant, cartes professionnelles, certificats de scolarité, contrats de travail, arrêtés de nomination...) sont également communicables aux tiers, après occultation des mentions relevant du secret de la vie privée. Elle précise, pour les cartes d'étudiant et les certificats de scolarité, que les mentions relatives à la scolarité suivie relèvent du secret de la vie privée. Elle précise également que le contrat de travail d'un agent public est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que soient occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, conformément à l’article L311-6 du code, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. En revanche, les arrêté de nomination sont intégralement communicables. La commission considère, enfin, que les copies des cartes d'identité ne sont pas communicables aux tiers, en application des mêmes dispositions.