Avis 20164468 Séance du 01/12/2016

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 septembre 2016, à la suite du refus opposé par le préfet de la Seine-Saint-Denis à sa demande de communication des « fiches EXA » (examen de situation) établies par les agents instructeurs dans le cadre du dossier administratif de sa cliente. La commission estime que les documents constituant le dossier que détient les services de la préfecture, dans le cadre de l’instruction d'une demande de titre de séjour présentée par l’intéressé, sont des documents administratifs, qui sont communicables à celui-ci ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent et après occultation, sur le fondement de ces mêmes dispositions, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou la sécurité des personnes, en application du d) de l'article L311-5 du même code. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable et prend note de l'intention de l'administration de communiquer les documents en sa possession. Elle souligne par ailleurs, concernant les fiches EXA, dont l'administration affirme ne pas les détenir, qu'il lui appartient, sur le fondement de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, de transmettre la présente demande à l'autorité administrative susceptible de détenir ces fiches et d'en informer le demandeur.