Avis 20163840 Séance du 06/10/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juillet 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-André-de-Sangonis à sa demande de communication des documents suivants : 1) l'arrêté de création d'une régie « du maire » ; 2) l'arrêté de nomination du régisseur et du régisseur adjoint ; 3) le livre de compte de la régie « du maire » ; 4) le règlement de la régie du « maire » ; 5) le tableau exhaustif et nominatif du personnel de la mairie ; 6) le ou les contrats de travail de Madame X ; 7) les bulletins de salaire de Madame X ; 8) le ou les contrats de travail de Monsieur X ; 9) les bulletins de salaire de Monsieur X ; Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Saint-André-de-Sangonis, la commission confirme que les documents mentionnés aux points 1) à 4) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable à leur communication et prend note de l’intention du maire de Saint-André-de-Sangonis de procéder prochainement à leur communication à Monsieur X. La commission rappelle, en outre, que sont regardés comme des documents administratifs existants, les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant. Il n’en va autrement que lorsque les informations sollicitées doivent, pour être extraites d’un fichier informatique, faire l’objet de requêtes informatiques complexes ou d’une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l’usage courant pour lequel ce fichier a été créé (conseil n° 20133264 du 10 octobre 2013). La commission n’estime toutefois pas, en l’espèce, que si ces informations sont contenues dans un fichier informatique, le traitement nécessaire pour leur obtention excéderait l’usage courant. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à la communication du document sollicité au point 5). La commission rappelle, enfin, sa position constante selon laquelle la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Il en résulte que les documents sollicités aux points 6) à 9), y compris les bulletins de salaire, sont communicables à Monsieur X, sous réserve toutefois de l’occultation préalable de toutes les mentions dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée des deux agents concernés ainsi que celles révélant une appréciation ou un jugement de valeur concernant ceux-ci, par exemple les éléments de rémunération liés à leur façon de servir (notamment les primes de rendement, les primes pour travaux supplémentaires ou le montant total des rémunérations si la communication de ce montant permet de déduire celui des primes liées à la manière de servir). Elle émet donc un avis favorable, sous ces réserves, à la communication de ces documents.