Avis 20163734 Séance du 20/10/2016

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 08 août 2016, à la suite du refus opposé par le directeur de l'établissement public local d'enseignement et de formation professionnelle agricole de Bordeaux-Gironde (EPLEFPA) à sa demande de copie des documents suivants : 1) chaque délibération prise par l'EPLEFPA concernant des avantages en nature accordés à des agents exerçant au sein de l'établissement ; 2) les pièces comptables et financières (développement des recettes/dépenses, SIG, comptes de résultats, balances, etc.) éditées par le logiciel de comptabilité « Cocwinelle » pour le conseil d'administration, depuis 2006, par centres constitutifs et pour l'EPLEFPA ; 3) le rapport d'audit complet sur les logements de fonction du site de Blanquefort ; 4) la délibération n° 99-2-51. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel, les organisations syndicales et les membres du conseil d'administration d'un établissement peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ceux-ci peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. A cet égard, la commission estime que les délibérations mentionnées aux points 1) et 4) sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers. Si le directeur de l'EPLEFPA a indiqué que certaines de ces délibérations sont accessibles au demandeur sur l'intranet, tandis que d'autres le sont dans les archives dont il détiendrait la clé, la commission rappelle qu'une diffusion sur intranet n'équivaut pas à une diffusion publique au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration et n'exclut donc pas le document concerné du droit d'accès garanti par cet article selon les modalités fixées à l'article L311-9. De même, il ne saurait être tenu compte de la circonstance que, dans le cadre de ses fonctions, le demandeur détiendrait une clé des archives où serait déposé un document dont il sollicite communication, compte tenu de l'obligation de discrétion professionnelle à laquelle cette personne est tenue, dans l'exercice de ses fonctions, par l'article 26 de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. La commission émet donc un avis favorable sur ces deux points de la demande, sous les réserves qui précèdent. S'agissant du rapport d'audit mentionné au point 3), le directeur de l'établissement a fait valoir que ce document était consultable sur place mais seulement sur décision de la région, qui a commandé ce rapport. La commission rappelle toutefois que la communication d'un document administratif incombe à celle des autorités administratives qui le détient à laquelle la demande est présentée, si le document est communicable à la personne qui le demande. En l'espèce, la commission estime que le rapport d'audit sollicité est communicable à toute personne qui le demande, sous réserve de l'occultation des mentions dont la divulgation porterait atteinte à la vie privée de tiers ou qui révèleraient de leur part un comportement dont la divulgation leur porterait préjudice. Elle émet donc également, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S'agissant des documents sollicités sous le 2), la commission considère que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des mentions ou disjonction des pièces dont la communication porterait atteinte au respect de la vie privée de tiers. Ces documents doivent donc être communiqués à Monsieur X selon des modalités qui peuvent être aménagées. La commission rappelle en effet que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.