Avis 20163570 Séance du 22/09/2016

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 juillet 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Moirans à sa demande de délivrance d'une copie informatique, dans un format de type excel ou équivalent, du grand livre budgétaire de 2013, 2014, 2015 et des 6 premiers mois de 2016, la commune lui proposant une copie au format PDF. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. La commission considère que, dès lors que la commune dispose de la copie des documents demandés au format "PDF", et que l'opération consistant à transférer les informations qu'ils contiennent au format "excel" excéderait les diligences que l'administration doit prendre pour se conformer aux dispositions du code des relations entre le public et l'administration telles qu'elle les interprète, elle ne peut que rendre un avis défavorable sur la demande de Madame X.