Avis 20163077 Séance du 08/09/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juin 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Valernes à sa demande de communication, par voie électronique, des documents suivants : 1) les comptes rendus des conseils municipaux tenus depuis le début de la présente mandature ; 2) les délibérations prises au cours de ces conseils ; 3) les budgets des années 2015 et 2016 ; 4) le contrat de gérance de l'établissement bar/restaurant/point de vente. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du maire de Valernes, la commission relève des échanges de correspondances entre le maire de Valernes et le demandeur que le litige ne porte pas sur le principe de la communication des documents sollicités, la mairie ayant donné son accord, mais sur les modalités de communication. La commission rappelle à cet égard qu'en vertu des dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l’État et à ses établissements publics. Par ailleurs, la commission précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l'espèce, il ressort de la demande que le maire de Valernes, commune qui compte un peu plus de 200 habitants, a invité Monsieur X à venir consulter sur place les documents et à prendre copie des documents qu'il sélectionnerait, par courrier du 1er juin 2016. Eu égard à la taille de la commune et au volume des documents demandés, il apparaît à la commission que ces modalités de communication sont justifiées afin que l'exercice du droit de communication que détient Monsieur X reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle en déduit en conséquence que le refus de communication n'est pas établi et déclare par suite la demande irrecevable.