Conseil 20162698 Séance du 22/09/2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 21 juillet 2016 votre demande de conseil relative à la conformité à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration de la possibilité pour l'administration de restreindre la communication à la seule diffusion électronique et refuser les copies sous forme papier des documents demandés en particulier les documents très volumineux afin de limiter la consommation de papier. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. L’administration est fondée, dans le cas de demandes présentant un caractère volumineux, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 de ce code, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Cependant, la commission souligne que le principe de la liberté de choix du demandeur s'oppose à ce que l'administration limite la communication des documents à la seule forme électronique dès lors que d'autres possibilités s'offrent à elle afin de répondre à la demande compte tenu des moyens techniques dont elle dispose. En particulier, le seul souci de réduire les quantités de papier utilisées ne peut justifier d'imposer le recours à une transmission par voie électronique.