Avis 20160821 Séance du 31/03/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 février 2016, à la suite du refus opposé par la préfète des Pyrénées-Orientales à sa demande de communication, par voie électronique, ou, à défaut, par envoi postal, des documents et éléments suivants : 1) les procès-verbaux des instances paritaires ; 2) la liste des proposables et des proposés ; 3) le tableau d'avancement ou la liste d'aptitude au titre des années 2012, 2013, 2014 et 2015 ; 4) tout échange de mail entre les supérieurs hiérarchiques du demandeur et l'administration au sujet de celui-ci, de sa situation administrative et/ou médicale à compter du 27 mai 2014 ; 5) la correspondance ayant pour objet la mise en place de la procédure de soutien psychologique de groupe au sein de la sous-préfecture ; 6) le rapport de la médecine du travail en date du 19 juin 2014 ; 7) le compte rendu de l'assistance sociale présente à cette réunion ; 8) le compte rendu de sa hiérarchie directe ; 9) le rapport de la médecine du travail faisant suite à sa visite médicale du 3 juin 2014 ; 10) le rapport de la médecine du travail faisant suite à sa visite médicale du 16 septembre 2014 ; 11) les rapports préparatoires circonstanciés de sa hiérarchie directe ; 12) le registre de santé et de sécurité au travail consignant sa correspondance datée du 26 mai 2014 destinée au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ; 13) le registre de santé et de sécurité au travail consignant sa demande d'intervention par mail «Help» destiné au CHSCT ; 14) le registre spécial destiné au signalement d'un danger grave et imminent (DGI) par un membre du CHSCT ou par un agent, consignant sa demande de droit d'alerte ; 15) sa convocation à la médecine de prévention du 18 novembre 2014. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires auxquelles la compétence de la commission n'a pas été étendue. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise par ailleurs que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé. En vertu du même article du code de la santé publique et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son représentant, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. Elle rappelle également que les documents administratifs contenant des informations à caractère médical sont communicables à l’intéressé, en application du même article L311-6. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la préfète des Pyrénées-Orientales a informé la commission que les documents mentionnés aux points 5) à 11) de la demande n'existaient pas, que les extraits des registres de santé et de sécurité au travail et le registre spécial dont une copie est sollicitée aux points 13) et 14) en tant qu'ils consignent sa demande d'intervention et sa demande de droit d'alerte n'existaient pas davantage, ces demandes d'interventions n'y ayant pas été reportées, que le registre de santé et de sécurité au travail consignant sa correspondance datée du 26 mai 2014 destinée au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sollicité au point 12) était dématérialisé et que sa correspondance avait été prise en compte dans la mesure où sa situation avait été évoquée lors de la réunion de ce comité du 30 juin 2014 et, enfin, qu'elle avait transmis à Madame X les documents en sa possession répondant aux points 4) et 15). La commission ne peut dès lors que déclarer la demande d'avis sans objet sur ces points, 4) à 11) et 13) à 15). S'agissant du point 12) de la demande, la commission estime que l'extrait concernant Madame X lui est communicable en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et émet, en conséquence, un avis favorable dans cette mesure sur ce point. S’agissant des documents mentionnés au point 1) de la demande, la commission considère de façon constante que les comptes rendus des commissions administratives paritaires comportent des jugements de valeur sur la façon de servir des agents. Elle estime par conséquent que seuls les intéressés peuvent avoir accès à ces documents, uniquement pour les extraits les concernant. Elle émet donc un avis favorable à la communication de ces documents à la demanderesse pour les seuls passages qui la concerneraient personnellement. La commission qui relève que les services de la préfecture des Pyrénées-Orientales ne sont pas en possession de ceux de ces documents qui sont antérieurs au 31 décembre 2015 prend acte de ce que la préfète des Pyrénées Orientales, en application du septième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, a transmis la demande à l'autorité susceptible de les détenir, en l'espèce le préfet de l'Hérault. La commission émet donc sous ces réserves et dans ces conditions, un avis favorable au point 1) de la demande. La commission précise ensuite que, de manière générale, la liste des agents promouvables selon les règles statutaires à un grade ou un cadre d'emploi supérieur, visée au point 2), ainsi que les tableaux d'avancement arrêtés par l'autorité compétente, visés au point 3), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sans occultation des noms et prénoms des agents concernés, en application de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points, le cas échéant après transmission de la demande au préfet de l'Hérault pour les documents antérieurs au 31 décembre 2015. La commission souligne enfin que la liste des agents proposés à l'avancement par l'administration en fonction de critères de sélection révélant une appréciation sur leur manière de servir, visée au point 2), n'est communicable qu'aux intéressés, chacun pour ce qui le concerne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Par suite, seul l'extrait concernant Madame X lui est communicable. La commission émet dès lors un avis défavorable à la communication des listes sollicitées dans leur intégralité.