Avis 20160781 Séance du 17/03/2016

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 février 2016, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier de l'Ouest Guyanais Franck JOLY à sa demande de communication des documents suivants concernant les quatre lots du marché public ayant pour objet le nettoyage et le bio-nettoyage des locaux du centre hospitalier de l'Ouest Guyanais Franck Joly et de ses structures annexes : 1) toute délégation et subdélégation habilitant le signataire du marché à l'effet de préparer, passer et exécuter ce marché, ainsi que la preuve des mesures de publicité afférentes à ces actes ; 2) tous les avis relatifs à la préparation et à la passation du marché, émis par un organe consultatif constitué à titre permanent ou pour la passation du marché, l'ensemble des pièces remises ou soumises à ses membres, le procès-verbal de la ou des réunions de cet organe consultatif, la ou les décisions portant sur sa composition et son fonctionnement, y compris la preuve des mesures de publicité y afférentes, ainsi que les lettres de convocation adressées à ses membres, y compris les preuves de leur envoi et de leur réception ; 3) le règlement des marchés publics applicable au marché ou toute pièce en tenant lieu ; 4) le dossier de candidature remis par la société titulaire des quatre lots du marché ; 5) la lettre recommandée avec accusé de réception de transmission de l'offre retenue ou le récépissé remis au moment du dépôt de cette offre, pour chacun des quatre lots ; 6) les offres finales de prix globales remises par les candidats non retenus, au titre de chacun des quatre lots ; 7) l'offre finale retenue pour chacun des quatre lots, notamment l'offre de prix globale et détaillée ; 8) les questions posées par les candidats en cours de procédure et les réponses qui y ont été apportées par le pouvoir adjudicateur ou par tout éventuel assistant à la personne publique ; 9) les rapports de présentation établis conformément aux articles 79 et 170 du code des marchés publics ; 10) toute décision ou avis fixant une estimation du montant du marché et/ou les crédits budgétaires alloués ; 11) les rapports d'analyse des candidatures et/ou toute pièce en tenant lieu ; 12) les décisions d'admission des candidatures et la liste des candidats admis à présenter une offre, s'ils ont été formalisés sur une ou des pièces distinctes ; 13) toute demande de précision adressée aux candidats sur le fondement de l'article 55 du code des marchés publics, les justifications apportées par ces derniers en réponse, et les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ; 14) toute demande de précision adressée aux candidats sur le fondement de l'article 59 du code des marchés publics, les justifications apportées par ces derniers en réponse, ainsi que les décisions adoptées par le pouvoir adjudicateur en conséquence ; 15) les rapports d'analyse des offres et/ou toute pièce en tenant lieu, pour chacun des quatre lots ; 16) les avis, opinions, conseils et plus généralement toute analyse relative aux candidatures et aux offres, établis par les services internes du pouvoir adjudicateur ou par son assistant à personne publique ; 17) les décisions par lesquelles le marché a été attribué à la société titulaire, pour chacun des quatre lots ; 18) l'ensemble des pièces contractuelles relatives aux quatre lots du marché, dans leur version intégrale et signée par les parties, accompagnées de la totalité de leurs annexes, y compris les éléments de l'offre retenue ; 19) toute les décisions relatives à la signature du marché qui auraient été formalisées autrement que par l'apposition de la signature du représentant du pouvoir adjudicateur sur l'acte d'engagement du lot concerné, pour chacun des quatre lots ; 20) les certificats et attestations fiscales et sociales remises par la société titulaire, en application de l'article 46 du code des marchés publics, y compris la lettre de transmission de ces pièces accompagnée de la preuve de la date de réception ; 21) la lettre de notification du marché à la société titulaire ; 22) toute autre pièce afférente à la procédure, à la préparation et à la passation du marché ; 23) l'ensemble des décisions prises par le centre hospitalier, ou toute personne l'assistant, faisant application de pénalités au titulaire du marché public ; 24) l'ensemble des décisions relatives au contrôle des prestations de nettoyage et de bio-nettoyage exécutées en application du marché ; 25) l'ensemble des ordres de service adressés à la société titulaire du marché et les comptes rendus des réunions organisées entre le centre hospitalier et le titulaire du marché ; 26) les avenants conclus entre le centre hospitalier et la société titulaire du marché ; 27) les décisions relatives à l'affermissement ou au non affermissement de la tranche conditionnelle du troisième lot, lequel portait sur le nettoyage des circulations horizontales et verticales du bâtiment 17 ; 28) l'ensemble des correspondances (courriers, télécopies, courriels, etc.) échangées entre le centre hospitalier, ou toute personne l'assistant, et la société titulaire, relatives à l'exécution du marché. En réponse à la demande qui a été adressée au centre hospitalier de l'Ouest Guyanais Franck Joly, Maître X, son conseil, a informé la commission que les documents visés aux points 1), 2), 3), 12), 23) et 26) n'existaient pas. La commission ne peut, dès lors, en premier lieu, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. Maître X a également précisé à la commission, d'abord, que le contrôle des prestations de bio nettoyage est réalisé contradictoirement par voie orale entre les parties dans l’attente de la mise en place d’un support informatisé de suivi, ensuite, que la tranche conditionnelle a été affermie dès la signature du marché sans qu'aucun acte spécifique n'ait formalisé cette décision et, enfin, que tous les échanges avaient eu lieu oralement depuis le début de l'exécution du marché le 3 décembre 2015. La commission déclare, par suite et en deuxième lieu, pour le même motif également sans objet la demande d'avis sur les points 24), 25), 27) et 28) de la demande. La commission rappelle ensuite qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission considère en outre que le mémoire technique n'est pas communicable, dès lors qu'il contient nombre d'informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, notamment des mentions relatives aux moyens techniques de l'entreprise considérée. Maître X a également informé la commission qu’il avait communiqué, par courrier en date du 4 mars 2016, le dossier de candidature du titulaire des quatre lots après occultation des mentions couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, l’accusé de réception de remise de l’offre du titulaire, les offres de prix globales de l’ensemble des candidats, le rapport d’analyse des candidatures et offres expurgé de l’ensemble des éléments susceptibles de porter atteinte au secret industriel et commercial, la décision d’attribution des quatre lots, les actes d’engagements, le cahier des clauses administratives particulières et le cahier des clauses techniques particulières propres aux quatre lots du marché, les certificats et attestations fiscales et sociales du titulaire et le courrier de notification du marché, soit les documents visés aux points 4), 5), 6), 9), 11), 15), 17), 18), 20) et 21). La commission ne peut, dès lors, que déclarer, en troisième lieu, sans objet la demande d'avis sur ces points en tant qu'ils portent sur des documents qui ont été communiqués. La commission estime, en quatrième lieu, que, dès lors que la société GUYANET est déjà en possession du règlement de la consultation puisqu'elle a déposé une offre, le point 3) de la demande est trop imprécis pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer la demande irrecevable sur ce point et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents. Maître X a également indiqué que, s'agissant des documents sollicités au point 7), il estimait qu'il ne pouvait communiquer l'offre de prix détaillée de l’attributaire eu égard au caractère répétitif du marché. Au titre de la particularité de certains marchés, la commission considère qu'il y a lieu de tenir compte du mode de passation du marché ou contrat, de sa nature et de son mode d'exécution. Ainsi, doivent par exemple faire l'objet d'un examen particulier les demandes d'accès aux documents relatifs à des marchés qui s'inscrivent dans une suite répétitive de marchés portant sur une même catégorie de biens ou services et pour lesquels une communication du détail de l'offre de prix de l'entreprise attributaire à une entreprise concurrente serait susceptible de porter atteinte à la concurrence lors du renouvellement de ce marché. Le caractère répétitif du marché s'apprécie principalement au regard de sa durée. Lorsque l'administration lui fournit des informations en ce sens, la commission peut également tenir compte de la passation en cours ou imminente de marchés présentant des caractéristiques analogues par des collectivités comparables, situées dans le même bassin économique, pour lesquels la communication du bordereau des prix unitaires pourrait porter préjudice à l'entreprise attributaire si celle-ci y soumissionnait. En l'espèce, la commission constate que le marché en cause a été conclu pour une durée de douze mois. Elle observe en outre que ce marché a pour objet de satisfaire un besoin permanent du centre hospitalier et intervient dans un contexte très concurrentiel. Elle émet, dès lors, en cinquième lieu, un avis défavorable à la communication de l'offre de prix détaillée de l'attributaire. Enfin, la commission estime que, s'ils existent, les documents visés aux points 8), 10), 13), 14), 16), 19) et 22) constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre l’administration et le public, à moins qu'ils ne présentent un caractère inachevé ou que leur communication porte atteinte à l'un des intérêts protégés par l'article L311-6 du même code. Elle émet dès lors en sixième lieu un avis favorable à leur communication, sous ces réserves.