Avis 20155162 Séance du 19/11/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 octobre 2015, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil départemental de la Réunion à sa demande de copie des documents suivants relatifs à la Sica Habitat Réunion : 1) le rapport de contrôle commandé par le Département en 2012 ; 2) le document d'analyse datant du mois de février 2013. La commission rappelle qu'aux termes du deuxième alinéa de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». La commission estime que les documents faisant l’objet de la demande sont des documents administratifs au sens des dispositions précitées, dès lors qu’ils ont été produits ou reçus par les services du département de la Réunion dans le cadre d’une mission de contrôle d’un organisme privé, et qu’ils sont donc communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article 2 de la loi de 1978. Elle rappelle, toutefois, que doivent faire l'objet d'une occultation, préalablement à la communication, les mentions couvertes par le secret en matière commerciale et industrielle protégé par le II de l'article 6 de la même loi, telles que les informations qui ont trait à la situation économique de l'entreprise, à sa santé financière ou à l'état de son crédit (chiffre d'affaires, volume de production, documents comptables de toute nature, etc.), aux moyens qu'elle met en œuvre (procédés, personnel, financement...) et à sa stratégie commerciale (informations sur la politique de prix ou les pratiques commerciales, par exemple). La commission précise que doivent également être occultées les mentions dont la communication serait susceptible de porter atteinte à la protection de la vie privée et celles portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une tierce personne ou faisant apparaître le comportement d'une personne dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Le département de la Réunion a fait valoir auprès de la commission que le seul document existant correspondant à la demande, à savoir le rapport d'audit qui lui a été remis en octobre 2013, présentait un caractère préparatoire s'opposant à sa communication, ce rapport d'audit n'ayant pas encore été présenté au conseil départemental, qui pourrait être conduit le moment venu à prendre, au vu de ce document, les mesures utiles. La commission précise cependant qu’un rapport d'audit ne peut revêtir un caractère préparatoire au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 que lorsqu'il est destiné à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement, compte tenu du délai écoulé, renoncé à la prendre. En l'espèce, aucune décision que pourrait prendre le conseil départemental et que le rapport aurait eu pour vocation de préparer n'est identifiable. A supposer même que ce rapport ait eu pour objet de préparer une décision déterminée, la commission estime que le département devrait, plus de deux ans après que le rapport lui a été remis, être regardé comme ayant abandonné le projet de prendre une telle décision. La commission estime donc que le document sollicité ne saurait être regardé comme présentant aujourd'hui un caractère préparatoire qui l'exclurait du droit d'accès garanti par l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, la commission estime que ce rapport d'audit, dont elle a pu prendre connaissance, repose essentiellement sur l'analyse détaillée d'informations relevant, en application des principes exposés plus haut du secret en matière commerciale et industrielle, ou, pour certaines d'entre elles, de la protection de la vie privée de ses salariés, et dont l'occultation dénaturerait le sens du document et priverait de tout intérêt sa communication. La commission émet donc un avis défavorable.