Avis 20155023 Séance du 19/11/2015

Monsieur XX ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 octobre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Cormelles-le-Royal à leur demande de copie, sous format « EXCEL », en qualité d'élus de l'opposition, de l'intégralité du grand livre comptable pour l'année 2014 détaillé par article, pour les sections fonctionnement et investissement, en dépenses et en recettes, faisant apparaître les libellés, et pour chaque écriture, les imputations comptables ainsi que les totaux par chapitre, etc.. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel que l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978 et par l'article L2121-26 du même code, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime, à cet égard, qu'en vertu de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, les délibérations du conseil municipal, le budget et les comptes de la commune, y compris les pièces qui y sont annexées, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission considère que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au fur et à mesure de leur élaboration. Elle rappelle qu’en application du II de l'article 6 de la loi de 1978, ne doivent être occultées que les mentions faisant apparaître le comportement d'une personne nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ainsi que celle portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, de même que les éléments relatifs à la vie privée. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais ne puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Si le maire de Cormelles Le Royal a informé la commission qu’il ne souhaitait pas communiquer les documents demandés en fichiers Excel mais en fichiers PDF, dans le souci d'en prévenir la falsification, la commission estime qu’un tel motif ne peut justifier de ne pas transmettre ces pièces dans leur format Excel d’origine, ainsi que l'administration y est tenue par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 puisque tel est le choix des demandeurs. La commission rappelle qu'au surplus ces derniers, s'ils réutilisaient les informations contenues dans ces documents, ne sauraient les altérer ou en dénaturer le sens sans s'exposer aux sanctions que la commission serait compétente pour prononcer, le cas échéant, sur la demande de la commune, en application des articles 12 et 18 de la même loi. Si le maire a également fait valoir, pour justifier son refus de communiquer le détail du grand livre comptable au niveau du titre et du mandat, que le travail d’exportation de l’ensemble des fichiers Excel représentait une mobilisation trop importante de ses services, la commission n'estime toutefois pas que cette tâche excèderait l'usage courant du logiciel en question. La commission émet donc un avis favorable à la communication du grand livre comptable de l'année 2014 sous la forme électronique demandée.