Avis 20153934 Séance du 24/09/2015

Maître X, conseil de la famille de feu Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 août 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Marvejols à sa demande de communication de copies des documents suivants : 1) le ou les rapports d'audit financier établis par la SARL EPSIL'HÔM pour le compte de la commune ; 2) le document, sous forme de diapositives "powerpoint", commenté par Monsieur X, gérant de la société EPSIL'HÔM, lors de la réunion publique du 19 mai 2015 ; 3) les marchés passés par la commune avec la société EPSIL'HÔM, et notamment celui ayant eu pour objet la réalisation des prestations d'audit financier ci-dessus ; 4) toutes les délibérations du conseil municipal évoquant le nom de la société EPSIL'HÔM ou de son gérant, Monsieur X. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle, s'agissant des documents mentionnés au point 4), qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. S'agissant des documents mentionnés aux points 1) et 2), dont elle n'a pas pu prendre connaissance, la commission estime qu'un rapport d'audit d’un service public, établi à la demande de la personne publique ou de la personne de droit privé qui en est responsable, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve que ce rapport soit achevé, c'est-à-dire remis à son commanditaire, et qu'il soit dépourvu de caractère préparatoire. La commission précise qu’un tel rapport ne revêt un caractère préparatoire au sens de ces dispositions que lorsqu'il est destiné à éclairer l’administration en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue ou que l’autorité compétente n’a pas manifestement renoncé à la prendre. Dans un tel cas, le caractère préparatoire d’un rapport d’audit s’oppose en principe à la communication immédiate de l’ensemble de son contenu, à moins, toutefois, que les éléments de ce rapport préparant une décision ultérieure ne soient divisibles de ses autres développements. S'agissant, enfin, des documents mentionnés au point 3), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission estime donc, sous les réserves qui précèdent, que l'ensemble des documents sollicités est communicable au demandeur. Celui-ci l'a informée qu'une partie lui a été communiquée par le maire le 18 septembre 2015. La commission déclare donc sans objet la demande pour ce qui concerne les documents déjà transmis et émet pour le reste un avis favorable à la demande.