Avis 20153514 Séance du 08/10/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 juillet 2015, à la suite du refus opposé par le maire du Perthus à sa demande de communication des documents suivants concernant le personnel de la commune : 1) la liste du personnel ; 2) les contrats ; 3) les bulletins de salaire ; 4) la liste des proposables à l'avancement ; 5) les arrêtés (nomination, avancement...) La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire du Perthus, rappelle ensuite que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que la protection, par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, la commission considère, en premier lieu, qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom, service et date d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission est en revanche défavorable à la communication des mentions d'une telle liste faisant apparaître l’âge et le numéro de téléphone portable des agents. La commission rappelle, en deuxième lieu, que le contrat de travail d'un agent public est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que soient occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, conformément au II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. Elle précise toutefois qu’il n’y a lieu d’occulter l’indemnité d’administration et de technicité (IAT), qu’à la condition que son attribution individuelle aux agents soit modulée en fonction de la manière de servir des intéressés. La commission relève que certains agents ont conclu avec la commune des contrats d’accompagnement dans l’emploi régis par les dispositions des articles L5134-20 et suivants du code du travail. Elle estime que de tels contrats, qui ont pour objet de faciliter l’insertion professionnelle des personnes sans emploi rencontrant des difficultés sociales et professionnelles particulières d'accès à l'emploi et portent sur des emplois visant à satisfaire des besoins collectifs non satisfaits, constituent, dès lors qu’ils ont été élaborés par la commune dans le cadre de ses missions de service public, des documents administratifs soumis au droit d’accès institué par les dispositions de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, et ce nonobstant le régime de droit privé auquel ils sont soumis en vertu de l’article L5134-24 du code du travail. Elle estime donc que ces documents, de même que les contrats d’avenir souscrits selon les mêmes formes en application de l’article L5134-110 du même code, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous les mêmes réserves que ceux des agents publics employés par la collectivité. La commission estime, en troisième lieu, que les bulletins de salaires de l’ensemble des agents de la commune sont également communicables sous ces mêmes réserves, en application du II et du III de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, après l’occultation, en outre, des coordonnées bancaires, numéros de sécurité sociale des agents concernés. La commission estime, enfin, que les arrêtés de nomination et d’avancement du personnel de la commune sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle indique, à toutes fins utiles, que si la demande ne portait pas uniquement sur le dernier arrêté d’avancement et l’arrêté de nomination titulaire concernant chaque agent, il incomberait aux demandeurs de le préciser à l’administration. La commission émet donc, sous l’ensemble de ces réserves, un avis favorable à la communication des documents demandés. Elle précise que lorsqu'une demande porte, comme en l’espèce, sur un nombre ou un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.