Avis 20153123 Séance du 10/09/2015

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 juin 2015, à la suite du refus opposé par la présidente de l'Université Sorbonne Nouvelle Paris 3 à sa demande de copie, sur support informatique, ou par courrier électronique, des pièces suivantes concernant le marché public ayant pour objet la dématérialisation (numérisation et saisie de données), de documents imprimés appartenant à la bibliothèque Pierre Monbeig de l'Institut des hautes études de l'Amérique Latine (IHEAL) : 1) l'intégralité du dossier de candidature de la société attributaire, notamment : a) la lettre de candidature ; b) les pièces relatives à ses capacités, à l'exclusion de celles couvertes par le secret en matière commerciale et industrielle ; c) l'ensemble des pièces concernant ses références en matière de marchés publics : 2) le marché signé avec la société attributaire ; 3) le nom du matériel utilisé par cette société ; 4) l'offre de prix détaillée de cette société, notamment son bordereau des prix unitaires et le détail estimatif des prix ; 5) le rapport d'enregistrement et d'ouverture des candidatures et des offres ; 6) le rapport d'analyse des candidatures et des offres. La commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des spécificités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. Au titre de la spécificité de certains marchés, la commission considère qu'il y a lieu de tenir compte du mode de passation du marché ou contrat, de sa nature et de son mode d'exécution. Ainsi, doivent par exemple faire l'objet d'un examen particulier les demandes d'accès aux documents relatifs à des marchés qui s'inscrivent dans une suite répétitive de marchés portant sur une même catégorie de biens ou services et pour lesquels une communication du détail de l'offre de prix de l'entreprise attributaire à une entreprise concurrente serait susceptible de porter atteinte à la concurrence lors du renouvellement de ce marché. Le caractère répétitif du marché s'apprécie principalement au regard de sa durée. Lorsque l'administration lui fournit des informations en ce sens, la commission peut également tenir compte de la passation en cours ou imminente de marchés présentant des caractéristiques analogues par des collectivités comparables, situées dans le même bassin économique, pour lesquels la communication du bordereau des prix unitaires pourrait porter préjudice à l'entreprise attributaire si celle-ci y soumissionnait. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente de l’université Sorbonne nouvelle Paris 3 a indiqué à la commission que les documents demandés ont été adressés au demandeur par courrier et courriel du 9 juillet 2015, après occultation des mentions protégées par le secret en matière commerciale et industrielle ou disjonction des pièces couvertes par ce même secret. La commission, qui n’a pu prendre connaissance de ces documents, ne peut vérifier que les occultations réalisées sont conformes aux principes énoncés ci-dessus. Dans la mesure, toutefois, où la liste des pièces communiquées ne fait référence ni à la lettre de candidature mentionnée au point 1 a, ni aux documents, mentionnés aux points 1 b et 3, faisant apparaître les capacités du candidat et le matériel utilisé, la commission précise qu'en principe le premier est communicable tandis que les deux autres ne le sont pas. Sous ces réserves, elle ne peut que déclarer sans objet la demande d’avis.