Avis 20151937 Séance du 04/06/2015

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 avril 2015, à la suite du refus opposé par le maire de l'Île-d'Houat à sa demande de copie de documents relatifs à l'élaboration du plan local d'urbanisme de la commune : 1) l'intégralité des procès-verbaux des réunions du groupe de travail « Commission communale SCOT-PLU » pour la période 2010 - 2015 ; 2) le compte rendu de la réunion publique du 20 mars 2015 alors qu'un document portant le même intitulé lui a été communiqué par le maire, mais serait un document préparatoire à cette réunion. Le demandeur a informé la commission qu'il a reçu du maire de l'Île-d'Houat, par courrier du 4 mai 2015, le compte rendu mentionné au point 2, dont le contenu ne lui paraît pas satisfaisant. La commission rappelle cependant que la loi du 17 juillet 1978 n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Dans la mesure où le maire a transmis au demandeur le document tel qu'il existe, la commission estime qu'il a pleinement satisfait aux obligations découlant de la loi du 17 juillet 1978 et que cette transmission rend sans objet la demande d'avis sur le point 2. S'agissant du point 1, la commission rappelle qu’en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme (PLU), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de loi du 17 juillet 1978. Mais les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l’état d’avancement de la procédure en cause, étant toutefois rappelé que les délibérations et procès-verbaux du conseil municipal ainsi que les arrêtés du maire sont, en tout état de cause, toujours communicables en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En l'espèce, il ressort des éléments portés à la connaissance de la commission que le projet de PLU n'a pas encore été arrêté par le conseil municipal pour être soumis à enquête publique. La commission précise que pendant la préparation du PLU par un groupe de travail, la communication des documents directement liés à la préparation du projet relève de la loi du 17 juillet 1978, pour l'application de laquelle ils revêtent un caractère préparatoire et ne sont donc pas, temporairement, communicables. Ainsi, les documents du groupe de travail chargé de préparer le PLU, et notamment ses procès-verbaux, ne sont pas communicables jusqu'à l'achèvement de sa mission. Il en va de même, au cours de cette période, pour la plupart des documents détenus par l'administration locale, comme l'avant-projet de PLU dans ses différentes composantes (rapport de présentation, projet d'aménagement et de développement durable, orientations d'aménagement relatives à des quartiers ou à des secteurs, règlement, documents graphiques et annexes) et versions successives, mais également du « porter à connaissance » adressé par les services de l’État. En revanche, durant la même période, tous les autres documents restent communicables, qu’il s’agisse du dossier relatif à l'ancien plan d’occupation des sols (POS) ou PLU toujours en vigueur, de la délibération du conseil municipal décidant de l'adoption ou de la révision du PLU (ainsi que la mention éventuelle de cette délibération dans les journaux régionaux), de la convention éventuellement passée par la commune avec l'Etat afin de mettre à sa disposition les services de l’Etat pour l'élaboration du PLU, des échanges de courriers que le projet a pu susciter entre la municipalité et les services de l'État. De même, les informations relatives à l’environnement, au sens de l’article L124-2 du code de l’environnement, sont communicables, sans attendre, selon les modalités particulières prévues par les articles L124-1 et suivants du même code. Entre l’adoption du projet par le groupe de travail et la délibération du conseil municipal « arrêtant » ce projet, les procès-verbaux du groupe de travail deviennent alors communicables. En revanche, les documents contenus dans le dossier d'élaboration ou de révision du PLU présenté au conseil municipal, à l’exclusion des informations relatives à l’environnement – qui sont immédiatement communicables –, demeurent préparatoires et ne sont pas communicables tant que le conseil municipal ne s'est pas prononcé. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents mentionnés au point 1, sous réserve que le groupe de travail ait adopté le projet qu'il propose au conseil municipal d'arrêter. Si le groupe de travail n'a pas terminé ses travaux, les procès-verbaux de ses réunions doivent néanmoins être communiqués, en application des articles L124-1 à L124-8 du code de l'environnement, lorsqu'ils sont constitués d'informations relatives à l'environnement. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable au point 2 de la demande.