Avis 20150139 Séance du 19/02/2015

Maître X, conseil de Monsieur XXX de l'association de défense des intérêts des fonctionnaires de l'État P&T (ADIFE P&T), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 janvier 2015, à la suite du refus opposé par le directeur général de La Poste à sa demande de communication des documents suivants : 1) les listes des agents promus sur des grades de reclassement depuis 2004 ; 2) la liste des agents de droit public ou à défaut le nombre de fonctionnaires exerçant à La Poste, pour chaque année depuis 1993 ; 3) les documents relatifs à l'organisation des promotions précisant notamment les modalités pratiques d'information des agents sur les promotions, les procédures de candidature, le déroulement des examens des agents, et le prononcé des promotions, en dehors de la décision n° 14 du 2 juillet 2004 et de l'accord social du 9 janvier 1997 ; 4) les procès-verbaux des réunions des commissions administratives paritaires réunies depuis 2009 ; 5) les avis de publicité des cessions de promotions ; 6) le procès-verbal de la réunion du conseil paritaire prévu par l'article 1er du décret n° 2004-978 du 17 septembre 2004 ou, à défaut, du comité paritaire prévu par l'article 1er du décret n° 96-1179 du 27 décembre 1996, qui s'est réuni pour se prononcer sur le projet de décret n° 2004-1300 du 26 novembre 2004 ; 7) les convocations adressées aux membres de cette instance. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du directeur général, la commission rappelle que La Poste est désormais, conformément à l’article 1-2 de la loi n° 90-568 du 2 juillet 1990 dans sa rédaction issue de la loi n° 2010-123 du 9 février 2010 relative à l'entreprise publique La Poste et aux activités postales, une société anonyme dont le capital est détenu majoritairement par l’État. Cette entreprise est en charge de missions de service public et d’intérêt général, définies par l’article 2 de la loi du 2 juillet 1990, comme le service universel postal, la contribution, par son réseau de points de contact, à l'aménagement et au développement du territoire, le transport et la distribution de la presse et l’accessibilité bancaire. A ce titre, La Poste est tenue de communiquer à toute personne en faisant la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, les documents qui se rattachent à l'une de ses activités de service public ou qui se rapportent à la gestion de ceux de ses agents qui, quelle que soit la fonction qu'ils occupent, sont des agents de droit public. En outre, chaque agent public de La Poste a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu du II de l’article 6 de la même loi. La commission rappelle ensuite qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom, service et date d'embauche de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle estime également qu'une liste d'agents publics remplissant les conditions pour être promus ou mutés, un tableau d'avancement, une liste d'agents effectivement promus ou mutés et tout acte décidant de promouvoir ou muter un agent public sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la même loi, sous réserve toutefois d'occulter préalablement, le cas échéant, conformément aux II et III de l'article 6 de cette loi, les mentions relatives à la situation personnelle des intéressés, dont la communication porterait atteinte à la protection de leur vie privée, les mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, ou les mentions qui feraient apparaître de leur part un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Elle rappelle, à cet égard, que ne constitue pas, à lui seul, une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, au sens du II de l'article 6 précité, l'ordre d'inscription des agents à un tableau d'avancement. La commission estime, en vertu de ces principes, que les listes visées aux points 1) et 2), sous réserve, d'une part, qu'elles existent en l'état ou puissent être obtenues par un traitement automatisé d'usage courant, et que soient préalablement occultées, d'autre part, d'éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée des agents concernés, telles que la date de naissance ou les coordonnées personnelles, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ces deux points. La commission estime ensuite que les documents visés aux points 3), 5) et 7) sous réserve qu'ils existent et puissent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu des dispositions de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable à leur communication. En ce qui concerne les documents visés aux points 4) et 6), la commission estime que les extraits des procès-verbaux des commissions administratives paritaires, qui sont amenées à porter un jugement sur la valeur des agents, ne sont communicables, sur le fondement du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, qu'aux seules personnes concernées. Elle émet donc un avis favorable sous réserve de l'occultation préalable de telles mentions. La commission rappelle, à toutes fins utiles, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.