Avis 20150138 Séance du 19/02/2015

Maître X, conseil de Monsieur X et de l'association de défense des intérêts des fonctionnaires de l'État P&T (ADIFE P&T), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 janvier 2015, à la suite du refus opposé par le président directeur général d'Orange Groupe à sa demande de communication des documents suivants : 1) les listes des agents promus depuis 2004 sur des grades de reclassement ; 2) la liste des agents de droit public ou à défaut le nombre de fonctionnaires exerçant chez France Télécom, pour chaque année depuis 1993 ; 3) les documents relatifs à l'organisation des promotions précisant notamment les modalités pratiques d'information des agents sur les promotions, les procédures de candidature, le déroulement des examens des agents, et le prononcé des promotions, en dehors de la décision n° 14 du 2 juillet 2004 et de l'accord social du 9 janvier 1997 ; 4) les procès-verbaux de réunions des commissions administratives paritaires réunies depuis 2009 ; 5) les avis de publicité des cessions de promotions ; 6) le procès-verbal de la réunion du conseil paritaire prévu par l'article 1er du décret n° 2004-978 du 17 septembre 2004 ou, à défaut, du comité paritaire prévu par l'article 1er du décret n° 96-1179 du 27 décembre 1996, qui s'est réuni pour se prononcer sur le projet de décret n° 2004-1300 du 26 novembre 2004 ; 7) les convocations adressées aux membres de cette instance. La commission rappelle, à titre liminaire, que France Télécom, à laquelle appartient la société Orange, est une société anonyme en charge du service universel des télécommunications. A ce titre, cette entreprise est tenue de communiquer à toute personne en faisant la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, les documents qui se rattachent à l'une de ses activités de service public, ou qui se rapportent à la gestion de ceux de ses agents qui, quelle que soit la fonction qu'ils occupent, sont des agents de droit public, conformément à l'article 29 de la loi du 2 juillet 1990. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président directeur général d'Orange groupe a indiqué à la commission qu'il considérait la demande de communication abusive, en raison de son caractère imprécis et général. Il a également informé la commission que le document visé au point 6) avait été perdu et qu'il se trouvait dans l'impossibilité matérielle de satisfaire les points 1), 3) et 5) de la demande, ainsi que le point 2), en tant qu'il porte sur les années 1993 et 1994, au motif que cela impliquerait, de sa part, des recherches lourdes et pointues, que l'organisation décentralisée de la société et l'évolution du système d'information rendent techniquement impossibles. S'agissant du caractère abusif de la demande, la commission souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. La commission précise enfin que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. En outre, la commission rappelle que le paiement des frais de reproduction peut être exigé avant la réalisation des photocopies des documents sollicités. S'agissant du document visé au point 1), la commission estime, au regard des informations portées à sa connaissance, que la liste sollicitée ne peut être obtenue par un traitement automatisé d'usage courant et que la demande, qui porte sur l'établissement d'un nouveau document, est, par suite, irrecevable. En ce qui concerne le document visé au point 2), la commission comprend que l'administration ne détient pas de données antérieures à 1995. Elle déclare donc, sans objet, dans cette mesure, la demande d'avis, et émet un avis favorable à la communication du document portant sur les années postérieures, qui est librement communicable en vertu des dispositions de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Sous réserve que ces documents puissent être retrouvés et qu'ils se rapportent à la gestion des agents publics de l'entreprise, la commission émet également un avis favorable à la communication des documents visés au pont 3), qui sont communicables à toute personne qui en fait la demande en vertu des mêmes dispositions. La commission émet, en revanche, un avis défavorable à la communication des documents visés au point 4), les procès-verbaux des commissions administratives paritaires n'étant communicables, en application du II de l'article 6 de la loi de 1978, qu'aux agents intéressés, chacun en ce qui les concerne. Elle comprend enfin que l'administration n'est plus en possession des documents visés aux points 6) et 7) de la demande. Elle déclare, par suite, sans objet la demande d'avis sur ces points.