Avis 20150135 Séance du 05/02/2015

Madame X et Monsieur X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 janvier 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Margerie-Chantagret à sa demande de communication d'une copie de toutes les autorisations d'urbanisme relatives aux travaux de clôture et de transformations effectués sur la parcelle cadastrée n° 940 depuis 2009, appartenant à Monsieur et Madame X, notamment les dossiers de demandes ainsi que les avis des services concernés. La commission rappelle que les décisions expresses par lesquelles le maire statue au nom de la commune sur des demandes d’autorisation individuelle d’urbanisme sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’Etat, 11 janvier 1978, Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R*431-5 à R*431-33 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, relèvent du régime de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 exposé ci-après. Lorsqu’aucune décision expresse n’a été prise par le maire sur la demande, le dossier perd son caractère préparatoire et devient communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, à l’expiration du délai faisant naître une décision tacite sur cette demande. En vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique alors à tous les documents qu'il contient, dans le respect, toutefois, des dispositions des II et III de l'article 6 de la même loi, en application desquelles certains documents ne sont communicables qu’après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte, notamment, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, ou encore à la protection de la vie privée. La commission précise néanmoins qu’il n’y a jamais lieu d’occulter l’adresse du pétitionnaire, laquelle peut s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux contre le permis de construire, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Ces dispositions de la loi du 17 juillet 1978 s’appliquent également, ainsi qu’il a été dit, aux documents insérés dans le dossier ayant donné lieu à une décision expresse du maire alors qu’aucune disposition législative ou réglementaire n’imposait de les joindre à la demande. La commission estime en conséquence que les documents sollicités sont, sous ces réserves, communicables. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Margerie-Chantagret a informé la commission qu'il avait, par courrier en date du 27 janvier 2015, invité les demandeurs à venir consulter les documents sollicités dans les locaux de la mairie après avoir pris rendez-vous et qu'aucune photocopie ne pourrait être délivrée. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Madame X et M. X. Elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. La commission invite donc le maire de Margerie-Chantagret à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance des demandeurs.