Avis 20144601 Séance du 18/12/2014

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le directeur de l'École nationale supérieure maritime (ENSM) à sa demande de communication des documents suivants : 1) les ordres du jour et les procès-verbaux des deux derniers conseils d’administration de l’ENSM et, concernant le dernier conseil d'administration, si le procès-verbal n’a pas encore été approuvé, la version qui sera adressée aux membres pour préparer la prochaine réunion ; 2) l’ensemble des documents qui ont été adressés sous forme électronique aux membres du conseil d'administration pour préparer les différentes délibérations des deux dernières réunions. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le secrétaire général de l'ENSM a informé la commission que, par délibération en date du 10 décembre 2013, le conseil d'administration de l'école avait décidé que les procès-verbaux de ses réunions ne seraient pas rendus publics. Il a également précisé qu'en revanche, le conseil d'administration avait décidé le 26 juin 2014, de diffuser sur le site internet de l’école un relevé des décisions adoptées et le 9 décembre dernier de rendre publiques, par le même procédé, les délibérations approuvées par l'autorité de tutelle dans le délai maximum d’un mois. La commission, après avoir relevé que l'ENSM est un établissement public de l'État à caractère scientifique, culturel et professionnel placé sous la tutelle du ministre chargé de la mer, constitué sous la forme d'un grand établissement au sens de l'article L717-1 du code de l'éducation, rappelle qu'aux termes de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, à laquelle une décision du conseil d'administration d'un établissement public ne saurait déroger, sont considérés comme documents administratifs, au sens de cette loi, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions. Elle souligne que, sous réserve des dispositions de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, les autorités mentionnées à l'article 1er sont tenues de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, et précise que le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés ; qu'il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration et ne s'exerce plus lorsque les documents font l'objet d'une diffusion publique. La commission en a déduit que sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve le cas échéant des dispositions de l'article 6 de la même loi, les procès-verbaux des réunions des conseils d'administration des établissements publics, une fois qu'ils ont été approuvés, les ordres du jour de ces conseils, les documents adressés aux membres en vue de la réunion dès lors qu'ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, c'est-à-dire une fois que la décision qu'ils préparaient a été soumise au vote du conseil d'administration ou que le conseil y a renoncé. En l'espèce, la commission estime que les documents sollicités au point 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande et émet donc un avis favorable, sous réserve toutefois s'agissant du procès-verbal de la dernière réunion qu'il ait été approuvé. Elle précise à cet égard que s'il ne l'a pas été, la version transmise aux membres du conseil d'administration pour validation présente un caractère inachevé, au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et n'est en conséquence pas communicable. Elle émet également un avis favorable à la communication des documents adressés aux membres pour préparer les différentes délibérations des deux dernières réunions du conseil d'administration de l'ENSM mentionnés au point 2), qui sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve qu'ils ne revêtent plus de caractère préparatoire au sens de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978.