Avis 20143494 Séance du 16/10/2014

Monsieur XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Vacquiers à sa demande de copie des documents suivants, relatifs aux travaux d'élargissement du chemin des 4 Carolles : 1) la délibération du conseil municipal et l'arrêté municipal définissant et autorisant ces travaux ; 2) les appels d'offres effectués et les offres soumises ; 3) le devis de l'entreprise choisie. La commission rappelle d'abord qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 1). Elle rappelle ensuite qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat ; - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. En application de ces principes, la commission émet un avis favorable à la communication des documents visés aux points 2) et 3) sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par le secret en matière commerciale et industrielle. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vacquiers a informé la commission qu'il ne détenait pas les documents demandés, les travaux d'aménagement du chemin des 4 Carolles ayant été exécutés entre 1990 et 2004 à la demande du syndicat intercommunal de voirie du Bouloc, dissous depuis le 1er janvier 2013, et dont la compétence relative à la voirie a été transférée à la communauté de communes du Frontonnais. La commission invite dès lors le maire de Vacquiers, en application du quatrième alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, à transmettre la demande de Monsieur XXX ainsi que le présent avis au président de la communauté de communes du Frontonnais, compétent pour y donner suite.