Avis 20142523 Séance du 24/07/2014

Madame XXX XXX, pour le compte du syndicat FO, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 01 juillet 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Villeneuve-lès-Maguelone à sa demande de copie des éléments suivants : 1) la liste du personnel de la commune avec les noms, prénoms, grade, service, date d'embauche et statut des agents ; 2) les informations relatives à la composante fixe de ces agents (grade, échelon, indice de traitement) ; 3) les documents relatifs au comité technique paritaire (CTP) et au comité d'hygiène et de sécurité (CHS) depuis 2005, notamment ; - les ordres du jour ; - les comptes rendus et les procès-verbaux ; - les règlements intérieurs ; - les documents émis après chaque réunion des comités en application de l'article 31 alinéa 2 du décret 85-565 du 30 mai 1985 ; 4) la liste des agents remplissant les conditions pour un avancement de grade ou une promotion interne ; 5) les bulletins de salaire et éléments relatifs à la rémunération des agents après occultation des éléments liés à la situation familiale et personnelle ou à la manière de servir ; 6) les contrats de droit public des agents embauchés en CDD, avec mention de la fonction, la date d'embauche, les indices brut et majoré et la date de renouvellement du contrat ; 7) les arrêtés fixant le régime indemnitaire appliqué aux agents de la collectivité ; 8) le dernier bilan social et celui de juin 2014. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents S'agissant du document mentionné au point 1), la commission considère qu’une liste des agents d'une collectivité publique qui ne fait apparaître que les nom, prénom, service et date d'embauche de ces agents, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, la commission rappelle que le droit de communication prévu à cet article ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Sous cette réserve, elle émet un avis favorable sur ce point. Concernant les documents sollicités aux points 2), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents visés aux points 2). En outre, la commission considère de façon constante que les comptes rendus des commissions administratives paritaires comportent des jugements de valeur sur la façon de servir des agents. La commission estime par conséquent que seuls les intéressés peuvent avoir accès à ces documents, uniquement pour les extraits les concernant. Elle émet donc un avis défavorable à la communication des documents du comité technique paritaire visés au point 3), à l'exception, le cas échéant, des éventuels passages qui la concerneraient personnellement et du règlement intérieur de ce comité. S'agissant des documents du comité d'hygiène et de sécurité visés au point 3), la commission estime, en l'absence de réponse du maire, que ces documents constituent des documents administratifs communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable. La commission estime ensuite que, de manière générale, la liste des agents promouvables selon les règles statutaires à un grade ou un cadre d'emploi supérieur ainsi que les tableaux d'avancement arrêtés par l'autorité compétente sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, elle rappelle que la liste des agents proposés à l'avancement par l'administration en fonction de critères de sélection révélant une appréciation sur leur manière de servir n'est communicable qu'aux intéressés, chacun pour ce qui le concerne, conformément aux dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Par suite, seul l'extrait concernant le demandeur lui est communicable. Sous ces réserves, la commission, qui n'a pas pu prendre connaissance du document sollicité au point 4), émet un avis favorable à sa communication. Concernant les documents visés aux points 5) et 6), la commission considère que lorsque la rémunération qui figure dans un contrat de travail résulte de l'application des règles régissant l'emploi en cause, sa communication n'est pas susceptible de révéler une appréciation ou un jugement de valeur, au sens des dispositions du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sur la personne recrutée. Doivent seules être occultées, dans cette hypothèse, les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail), que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement), ainsi que, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, le montant total des primes versées ou le montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. En revanche, lorsqu'elle est arrêtée d'un commun accord entre les parties sans être déterminée par des règles régissant l'emploi occupé, la rémunération révèle nécessairement une appréciation et un jugement de valeur portés sur la personne recrutée. La communication du contrat ne peut dans ce cas intervenir qu'après occultation des éléments relatifs à la rémunération (CE, 24 avril 2013, Syndicat CFDT Culture, n° 343024). Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents visés aux points 5) et 6). S'agissant des arrêtés visés au point 7), la commission considère que ceux-ci sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Enfin, la commission estime que les documents administratifs visés au point 8), dans la mesure où ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable.