Avis 20141611 Séance du 13/05/2014

Monsieur XXX XXX, conseiller municipal, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 avril 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Ceton à sa demande de communication des documents suivants, concernant le précédent mandat : 1) la liste des versements des indemnités maladies des employés municipaux que les caisses d'assurance n'ont pas remboursés, mois par mois avec leur montant ; 2) les doubles des mandats administratifs concernant les salaires des employés municipaux ; 3) les doubles des pièces justificatives du compte administratif des dépenses de personnel concernant les salaires et les charges ; 4) les justificatifs des titres de recettes concernant les remboursements de la sécurité sociale ; 5) la liste de l'ensemble des autres dossiers contenant des erreurs sans incidence financière établie par l'ancien maire ainsi que ces dossiers. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Ceton a indiqué qu'il ne disposait d'aucun des documents sollicités dès lors que : 1) la liste des versements des indemnités maladies des employés municipaux que les caisses d'assurance maladie n'ont pas remboursés n'existe pas ; 2) il n'a pas été établi de doubles des mandats administratifs concernant les salaires des employés municipaux ; 3) le personnel est rémunéré selon son grade et son indice et il n'a pas été établi de doubles des pièces justificatives du compte administratif des dépenses de personnel ; 4) la sécurité sociale calcule elle-même les indemnités journalières qu'elle verse directement à la Trésorerie, de telle sorte qu'il n'existe pas de titres de recettes concernant les remboursements de sécurité sociale ; 5) il n'existe pas de liste des dossiers comportant des erreurs sans incidence financière établie par l'ancien maire. La commission estime que si le document mentionné au point 1) n'existe pas en l'état, le chiffrage, mois par mois, du manque à gagner pour la commune, s'il pouvait être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, revêtirait lui-même la nature d'un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve toutefois, en application des dispositions du II de l'article 6 de la même loi, que ce chiffrage soit globalisé et qu'aucune mention des agents concernés n'apparaisse, car la diffusion d'informations relatives à leur état de santé constituerait une atteinte au secret de leur vie privée. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S'agissant des documents mentionnés aux points 2), 3) et 4), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que les pièces sollicitées sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application du II et du III de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial) ou à sa santé (indemnisation d'un congé maladie), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. La commission rappelle également que si le maire de Ceton ne détient plus les documents sollicités, il lui revient, en application du quatrième alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande, accompagnée le cas échéant de l'avis de la commission, à l'autorité susceptible de les détenir, en l'espèce le comptable public de la commune. La commission comprend par ailleurs de la demande adressée au maire qu'elle porte sur les années 2008 à 2014. La commission rappelle à cet égard que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur les points 2), 3) et 4) de la demande. Enfin, la commission ne peut que déclarer sans objet le point 5) de la demande, qui porte sur un document qui n'existe pas en l'état et ne peut pas être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant.